Die Fristen können entweder manuell eingestellt werden oder - sofern Sie das Postbuch nutzen - über das Postbuch bei Eingang eines Dokuments erzeugt worden sein.
Bestehen in Ihrer Firma mehrere Fristenbücher, die Sie bearbeiten dürfen, erhalten Sie bei Aufruf der Fristen- und Terminkontrolle eine Übersicht über die angelegten Fristenbücher. Existiert nur ein Fristenbuch, gelangen Sie direkt zur Fristenübersicht, d. h. in die Übersicht über Ihre aktuellen Fristen und können neue Fristen anlegen, die Fristen bearbeiten, duplizieren, stornieren oder an einen anderen Mitarbeiter übertragen.
Als Mitarbeiter sehen Sie in dieser Übersicht ausschließlich Ihre Fristen und Termine. Dabei steht die aktuellste Frist, d. h. die Frist, die als erstes bearbeitet werden sollte, oben. Der Fristenwächter, d. h. ein Mitarbeiter, der in der Berechtigung Fristenbuch das Recht Wächter erhalten hat, sieht in der Fristen- und Terminkontrolle die Termine aller Mitarbeiter und kann diese verwalten.
| Bearbeitungsstand | In diesem Filterfeld wird die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Fristen eingeschränkt. Mögliche Bearbeitungsstände sind Unterledigt, Erledigt, Storniert. Lassen Sie das Filterfeld leer, werden alle Belege Bearbeitungsstände. Wie Sie den Filter bedienen ist in der Beschreibung der grundlegenden Funktionen näher erläutert. | ||||||
| Fristart | Hier können Sie auf die Fristarten filtern. | ||||||
Über dieses Symbol öffnen Sie die erweiterte Suche. In der erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Fristen möglich, die für Partner mit einem bestimmten Stichwort erstellt wurden. Aufheben können Sie die erweiterte Suche über das Symbol rechts daneben. | |||||||
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | ||||||
| Tabelle | Erläuterung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
In der Übersicht werden die Fristen mit allen wichtigen Angaben angezeigt. Die Übersichtstabelle können Sie um Spalten erweitern oder verringern, s. Erläuterung der grundlegenden Funktionen.
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| Schaltflächen | Erläuterung | ||||||
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um eine Frist neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Frist. | ||||||
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht eine Frist aus, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten [Alt+B] oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Frist. | ||||||
| Duplizieren | Wenn Sie eine neue Frist anlegen möchten, die sich nur geringfügig von einer bereits vorhandenen Frist unterscheidt, bietet es sich an, die Frist zu duplizieren [Alt+D]. | ||||||
| Stornieren | Über die Schaltfläche Stornieren [Alt+S] können Sie eine Frist stornieren. Das Löschen einer Frist ist nicht möglich, damit die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt. | ||||||
| Übertragen | Die Schaltfläche Übertragen [Alt+GRT??S] dient dazu, diese Frist an einen anderen Mitarbeiter zu übergeben, z. B. wenn Sie im Urlaub sind oder zu einer Fortbildung fahren. Anschließend ist dir Frist nicht mehr in Ihrer Übersicht enthalten, sondern taucht in der Fristen und Terminkontrolle des gewählen Mitarbeiters auf. | ||||||
| Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. | ||||||||
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| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen direkt aufrufen.
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| Partner | Hier werden die Kontaktdaten zu dem Partner angezeigt, zu dem die Frist besteht. | ||||||||
| Kommentar | Hier können Sie ein Kommentar zum ausgewählten Beleg einfügen. |
Die Erfassung einer Frist umfasst die Abschnitte Allgemein, Eintragung, Austragung und Beteiligung. Der Abschnitt Austragung ist bei der Neuerfassung einer Frist nicht sichtbar.
Sie können die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Dort werden Angaben erfasst, kontrolliert und geändert. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Fristerfassung. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und verlassen diese Frist und können sofort eine neue Frist erfassen.
Im Folgenden wird jeder Abschnitt beschrieben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | |
| Bearbeitungsstand | Hier wird der aktuelle Bearbeitungsstand angezeigt. Neu erfasste Belege erhalten automatisch den Bearbeitungsstand Unerledigt. Die Änderung der Bearbeitungsstände erfolgt im Zuge der Bearbeitung der Frist über die Austragung bzw. über eine Sornierung. |
| Bezeichnung | Hier können Sie eine erläuternde Bezeichnung eingeben, z. B. die unterschiedlichen Flurstücksnummern bei mehreren Grundsteuerbescheiden. In der Übersicht angezeigt wird nicht diese Bezeichnung, sondern die Frist/der Termin. |
| Frist/Termin | Wählen Sie hier die Frist aus den in den Firmeneinstellungen hinterlegten Fristen aus. |
| Sachgebiet | Ist dieser Frist ein Sachgebiet zugeordnet, wird es nach Auswahl der Frist angezeigt. |
| VZ/Jahr | Geben Sie hier den Veranlagungszeitraum (VZ) bzw. das Jahr ein, dem diese Frist zuzuordnen ist. Die Eingabe ist 4stellig vorzunehmen. |
| Zeitraum | Wählen Sie hier den Zeitraum für die Frist aus. GRT mehr erläutern? |
In diesem Abschnitt tragen Sie die am Beginn der Frist maßgeblichen Daten ein.
| Feld | Bezeichnung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Fristbegin | Tragen Sie hier den Fristbeginn ein. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen. | ||||
| 1. Erinnerung |
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| 2. Erinnerung | siehe 1. Erinnerung | ||||
| Fällig am | Tragen Sie hier das Fälligkeitsdatum ein. | ||||
| Nachfrist | Eine Nachfrist kann bei der Eintragung einer neuen Frist nicht gesetzt werden. Dies ist erst möglich, wenn die Frist zuvor gespeichert wurde. |
In diesem Abschnitt tragen Sie die Frist aus. Der Abschnitt Austragung ist bei der Neuerfassung einer Frist nicht sichtbar.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Kennzeichen | Wählen Sie aus, aus welchem Grund die Frist ausgetragen werden kann: Erledigt, Klage, Einspruch. Mit dem Speichern wird der Berbeitungsstand zur Frist automatisch auf Erledigt gesetzt. |
| Erledigt/Einspruch/Klage am | Erfassen Sie hier das Datum, an dem dir Frist erledigt wurde bzw. der Einspruch oder die Klage eingereicht wurden. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen. |
| Erledigt/Einspruch/Klage durch | Geben Sie hier den zuständigen Mitarbeiter an. |
In diesem Abschnitt erfassen Sie den zuständigen Mitarbeiter und ggf. den Partner
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Partner | Hier können Sie einen Partner auswählen, dem die Frist zugeordnet werden kann. |
| Steuer-Nr. | Ist in den Partnerstammdaten zum ausgewählten Partner eine Steuernummer hinterlegt, wird diese hier angezeigt. |
| Absender/Empfänger | Hier können Sie den Absender bzw. Empfänger eingeben sofern diese Frist mit einem Dokumenteneingang bzw. -versand verbunden ist. Wird eine Steuernummer angezeigt, wird hier das entsprechende Finanzamt vorgeschlagen. |
| Bearbeiter | Geben Sie hier den zuständigen Mitarbeiter an. |