Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe in der betreuenden Buchstelle in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen
Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau aus ADNOVA+ anzuzeigen.
Bei der Nutzung des Kontoumsatzassistenten werden die Kontoumsätze im Hintergrund über die Datendrehscheibe abgerufen und ADNOVA+ zur Verfügung gestellt. Da die Datendrehscheibe in ADNOVA finance eingebunden ist, muss die Festlegung, dass die Daten an den Kontoumsatzassistenen in ADNOVA+ weitergegeben werden sollen, in ADNOVA finance erfolgen. Die Festlegung nimmt der betreuenden Sachbearbeiter in der Buchstelle vor. Anleitung:
Wird dieser Betrieb bereits in ADNOVA+ geführt, d. h. er ist in der Partnerübersicht in ADNOVA+ für den Sachbearbeiter sichtbar, werden die bereitgestellten Kontoumsätze automatisch beim jedem Aufruf des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ eingelesen. Ist der Betrieb noch nicht in ADNOVA+ vorhanden, muss er einmalig aus ADNOVA finance importiert werden. Lesen Sie dazu die Erläuterungen zur Minianwendung Betriebe importieren. |
Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:
Um mit dem Kontoumsatzassistenten zur arbeiten, öffnen Sie bitte zunächst den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Belegassistent - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (z. B. IBAN, Partner usw.) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden.
Ist der Menüpunkt nicht vorhanden, wurde die Nutzung des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA finance noch nicht aktiviert oder Sie haben keine entsprechenden Rechte. Die Aktivierung der Nutzung ist von einem Sachbearbeiter der Buchstelle vorzunehmen, die Rechte kann der Systemverantwortliche in ADNOVA+ erweitern. |
Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten (Alt+B) öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.
In einer Tabelle werden die einzelnen Kontoumsätze angezeigt und in der Dokumentenvorschau rechts daneben die Belege, die vorgeschlagen oder bereits verknüpft wurden. Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden und auch nicht gelöscht werden.
Im Rahmen der Nachbearbeitung ist für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob der vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg ist auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an der Spalte Anzahl Belege. Ist der in der Belegvorschau angezeigte Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg ändern die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen Belegvorschläge unterbreitet oder Sie können sich alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.
Soll der Beleg größer dargestellt werden, empfehlen wir Ihnen die Belegvorschau auszulagen - wenn vorhanden auf einen zweiten Bildschirm. Das Auslagern erfolgt über die Aktion Belegvorschau auslagern. |
| Kontoumsatz | Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Kontoumsätze einschränken. Vorgegeben ist die Eingrenzung auf die unbearbeiteten Belege, da Sie diese durchgehen müssen, um die Verknüpfung mit den Belegen zu speichern. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung: Bearbeitet, Unbearbeitet, Unbearbeitet + Ohne Beleg, Ohne Beleg, Mit Beleg, gelöscht, Zur Klärung. Ist das Filterfeld leer werden alle Kontoumsätze angezeigt. Der Filter Unbearbeitet + ohne Buchung eignet sich besonders, um Kontoumsäzte nachzubearbeiten, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde. | |
| Bearbeitungsstand | Hier können Sie auf das Jahr filtern, in dem der Kontoumsatz erfolgte. | |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | |
  | Über diese Symbole können Sie auf die Anzeige mit und ohne Detailinformationen umschalten. | |
| Tabelle | Erläuterung | |
|---|---|---|
In der Übersicht werden alle Kontoumsätze gemäß Filter dargestellt. Für die Nachbearbeitung empfiehlt sich die Nutzung der Filters Unbearbeitet. | ||
| Schaltflächen | Erläuterung | |
| Speichern | Passt der vorgeschlagene Beleg zum Kontoumsatz, können Sie die Verknüpfung über dieses Schaltfläche speichern. Wird kein Beleg vorgeschlagen nutzen Sie bitte die Schaltfläche Beleg ändern um zur Auswahl der noch nicht zugeordneten Belege zu gelangen. | |
| Beleg ändern | Nutzen Sie diese Schaltfläche wenn Sie einen Beleg ändern möchten oder noch kein Beleg zugeordnet ist. Sie gelangen zur manuellen Belegzuordnung (s. u.) | |
| Löschen | Betätigen Sie die Schaltfläche Löschen [Alt+L] wird beim ausgewählten Kontoumsatz zum einen die Verknüpfung zum Beleg - wenn vorhanden - gelöscht und zum anderen der Kontoumsatz als gelöscht gekennzeichnet. Er ist nicht mehr zu berücksichtigen, z. B. weil der Kontoumsatz aus technischen Gründen doppelt vorhanden ist. Mit einem als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz kann kein Beleg verknüpft werden.
| |
| Aktivieren | Über Aktivieren [Alt+A] können Sie einen als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz wieder aktivieren. Er steht somit wieder für die Verknüpfung mit einem Beleg zur Verfügung. | |
Die manuelle Belegzuordnung ist notwendig, wenn der zum Kontoumsatz vorgeschlagene Beleg nicht korrekt ist oder kein passender Beleg ermittelt werden konnte. Die Belegzuordnung öffnen Sie über die Schaltfläche Beleg ändern aus der Übersicht über die Kontoumsätze heraus.
Im oberen Bereich der Belegzuordnung können Sie sich Belegvorschläge für den ausgewählten Kontoumsatz oder auch alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und so den passenden Beleg finden und auswählen. Unten werden die Informationen zum Kontoumsatz dargestellt und - sobald ein Beleg ausgewählt ist - die Informationen zum Beleg. Anhand eines Ampelsystem erkennen Sie auf einen Blick ob die grundlegenden Daten übereinstimmen. Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht aufgelistet ist. Dabei werden gesetzte Filter berücksichtigt. Sie können z. B. die Übersicht auf alle unbearbeiteten Kontoumsätze ohne Beleg eingrenzen und durchlaufen bei der Zuordnung der Belege dann nur diese Kontoumsätze.
| Auswahl Belege | |
|---|---|
| Filter | Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Belege einschränken. Die Eingrenzung Belegvorschläge für den Kontoumsatz ist dabei besonders hilfreich. Ist der richtige Beleg in den Vorschlägen nicht enthalten können Sie den Filter entsprechend erweitern, z. B. auf alle Belege, die noch keinem Kontoumsatz zugeordnet wurden. Die Verknüpfung eines Kontoumsatzes mit mehreren Belegen z. B. bei Sammelüberweisungen ist möglich. Zudem kann ein Beleg auch mit mehreren Kontoumsätzen verknüpft werden, z. B. wenn Medikamente und Behandlungkosten auf einer gemeinsamen Tierarztrechnung ausgewiesen werden, die Medikamente jedoch auf ein anderes Konto überwiesen werden sollen. |
| Erweiterte Suche | Über die Erweiterte Suche  kann anhand zusätzlicher Suchkriterien gefiltert werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
| Kontoumsatz und Aktueller Beleg | |
In diesem Berecih werden die Konoumsatzinformationen den Informationen zum Beleg gegenübergestellt. Über ein Ampelsystem können Sie auf einen Blick erkennen, ob die Informationen übereinstimmen (grün) oder im Rahmen gewisser Grenzen liegen (gelb). | |
| Erläuterung | |
| Speichern + Schließen | Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den ausgewählten Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. |
| Speichern + Nächster | Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht enthalten ist. |
Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. |
|---|---|
| Aktion | Hier können Sie über die Aktion Belegvorschau auslagern die Anzeige der Belege auslagern, z. B. auf einen zweiten Bildschirm. |
| Ausgewählte Belege | Hier werden grundlegende Angaben zum ausgewählten Beleg angezeigt. |
| Belegvorschau | Hier sehen Sie den ausgewählten Beleg in der Vorschau. |
Nein, müssen Sie nicht. Aber Sie sollten es tun, damit zu einer größeren Zahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege gefunden werden und Sie die Verknüpfungen mit minimalem Aufwand erstellen können.
Hintergrund:
Zu jedem Kontoumsatz wird im Belegbuch nach dem passenden Beleg gesucht wobei die Informationen zum Beleg zugrunde gelegt werden. Haben Sie nun die Belege im Belegbuch noch nicht nachbearbeitet sind weniger oder auch falsche Informationen zum Beleg hinterlegt. Somit werden im Kontoumsatzassistenten bei einer geringeren Anzahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege vorgeschlagen und Sie müssen mehr Belege manuell zuordnen. Je umfangreicher und korrekter die Informationen zum Beleg, desto weniger Arbeit haben Sie bei der Nachbearbeitung im Kontoumsatzassistenten.
Unerheblich ist, ob ein Beleg im Belegbuch bereits festgeschrieben ist oder nicht.
Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung mehr als einen Beleg auswählen. In der Belegvorschau können Sie in diesem Fall die einzelnen Belege durchblättern.
Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung auch Belege auswählen, die bereits einem Beleg zugeordnet sind. Diese Belege werden angezeigt, wenn Sie das Filterfeld Zugeordnet zu Kontoumsätzen wählen.
Sobald Sie eine Buchung in den Umsatzbuchungen aufrufen, mit der ein Beleg verknüpft ist, wird dieser Beleg in der Belegvorschau von ADNOVA+ angezeigt. Natürlich muss ADNOVA+ dafür geöffnet sein.
In beiden Fällen wird die Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz aufgehoben. Der Kontoumsatz wird im Kontoumsatzassistenten als bearbeitet angezeigt, allerdings ohne Beleg.