Die Belegvorlagen können von Benutzern, die das entsprechende Recht (Berechtigungen Organisation) besitzen, über den Menüpunkt Einstellungen - Firma - Belegvorlagen - Vorlagen erstellt werden. Sie werden bei der Fakturierung, z. B. beim Druck einer Rechnung, herangezogen und mit den aktuellen Fakturierungsposten gefüllt. So müssen Sie sich bei der Belegerstellung nicht mehr um das Layout und die grundlegenden Angaben kümmern und stellen sicher, dass die äußere Form Ihrer Belege immer einheitlich ist.
In jedem Fakturierungsbuch ist die Verwendung je einer Vorlage je Belegart möglich. D. h. Sie können für eine Rechnung eine andere Vorlage definieren, als für ein Angebot. Die Verwendung von zwei unterschiedliche gestalteten Rechnungsvorlagen, z. B. mit unterschiedlichen Firmenlogos, ist jedoch in einem Fakturierungsbuch nicht möglich. In diesem Fall müsste ein weiteres Fakturierungsbuch angelegt werden.
Die Übersicht zeigt die bereits angelegten Vorlagen. Aus der Übersicht heraus können Sie neue Vorlagen anlegen, bestehende eigene Vorlagen bearbeiten oder duplizieren, Vorlagen löschen oder sich die Vorlage über Drucken anzeigen lassen. Die Nummern 1 bis 999 sind für Vorgaben der LAND-DATA reserviert und für die Bearbeitung gesperrt. Diese Vorlagen können nur angezeigt oder über Duplizieren als Grundlage für die Erstellung neuer Vorlagen verwendet werden.
Zur übersichtlichen Gliederung ist die Bearbeitung der einzelnen Vorlage in Abschnitte zusammengefasst. Klicken Sie auf die Titelleiste des Abschnitts, um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern + Schließen speichern Sie Ihre Eingaben und kehren zurück zur Übersicht. Über Vorlage gestalten legen Sie anhand von Platzhaltern fest, welche Angaben bei der Fakturierung aus den Partnerstammdaten eingelesen werden sollen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Geben Sie eine Nummer ab 1000 für die Vorlage ein. Die Nummern 1 bis 999 sind für Vorgaben der LAND-DATA reserviert. |
Bezeichnung | Geben Sie eine Bezeichnung für die Vorlage ein.. |
| Beschreibung | Hier können Sie die Vorlage weiter beschreiben. |
Im Abschnitt Einstellungen legen Sie das grundlegende Layout des Beleges fest.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Briefpapier | Hier können Sie Ihr Briefpapier als PDF-Datei hinterlegen. So wird Ihr Firmenlogo und z. B. die Fußzeile direkt auf den Belegen gedruckt. Die PDF-Datei muss dazu im Informationsmanagement von ADNOVA+ abgelegt sein. |
| Briefpapier auf Folgeseite drucken | Setzen Sie hier einen Haken, wenn das oben hinterlegte Briefpapier nicht nur für die erste Seite, sondern auch für alle Folgeseiten verwendet werden soll. |
| Seitenrand | Hier können Sie die gewünschten Seitenränder festlegen. Sobald Sie einen Haken gesetzt haben, können die angezeigten Vorschlagswerte zu den Seitenrändern individuell geändert werden. |
| Adress-/Infobereich auf Folgeseite drucken | Der Adress-/Infobereich befindet sich oben rechts auf der Vorlage und ist für die Firmenadresse und die wichtigsten Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) gedacht. Welche Daten ausgedruckt werden, definieren Sie unter Vorlage gestalten. An dieser Stelle legen Sie durch setzen eines Hakens fest, dass der Adress-/Infobereich auch auf den Folgeseiten gedruckt werden soll. In der Regel ist es jedoch selten gewünscht, die Adressdaten auf den Folgeseiten ausweisen zu lassen. |
| Beginn Belegtabelle auf Folgeseite | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn die Möglichkeit Adress-/Infobereich auf Folgeseite drucken aktiviert wurde. Wenn Sie den Adress-/Infobereich auf den Folgeseiten drucken, ist es in der Regel notwendig, den Druck der jeweiligen Belegpositionen (Belegtabelle) weiter unten zu beginnen. Hier können Sie durch Veränderung der Millimeterangabe die richtige Position festlegen. |
| Trennzeichen Absenderzeile | Die Absenderzeile oberhalb der Partneradresse wird aus den Firmenstammdaten gefüllt. Hier können Sie festlegen, ob zwischen Firmenbezeichnung, Straße und Ort ein Trennzeichen eingedruckt werden soll, z. B. ergibt die Eingabe eines "-" später im Beleg die Absenderzeile Musterfirma - Musterstraße 51 - 12345 Stadt. |
| Position Falz-/Lochmarke von oben | Um Belege an der richtigen Stelle zu lochen bzw. zu falzen, sind entsprechende Markierungen auf dem Papier hilfreich. Hier können Sie festlegen, ob und an welcher Position eine Marke ausgedruckt werden soll. Setzen Sie einen Haken vor die Marke, wenn sie gedruckt werden soll. Anschließend wird ein Vorschlagswert zur Positionierung angezeigt und kann individuell geändert werden. Es kann eine Falzmarke oben, eine Falzmarke unten und/oder eine Lochmarke gedruckt werden. |
Den Dialog zur eigentlichen Gestaltung der Vorlage, d. h. der Positionierung aller Informationen, die auf dem Beleg ausgewiesen werden sollen, öffnen Sie aus der Bearbeitung/Neuanlage einer Vorlage heraus über die Schaltfläche Vorlage gestalten.
Der Dialog ist einem Briefbogen nachempfunden. Die Kopfzeile wird durch die Angaben in den Einstellungen gestaltet. Der untere Teil des Beleges ab Belegart wird bei der Fakturierung aus den Rechnungspostionen und den Angaben zur Fakturierung, wie Vor- bzw. Nachlaufzeilen, gefüllt. Die Fußzeile ist in der Regel wieder Bestandteil des Briefpapiers. Zur Gestaltung steht Ihnen somit der Bereich zwischen der Kopfzeile und dem Betreff zur Verfügung. Hier können Sie über Platzhalter Informationen aus den Firmenstammdaten, den Partnerstammdaten und den Fakturierungsdaten einfügen lassen.
Im unteren Bereich sind alle zur Verfügung stehenden Platzhalter aufgelistet und können mit einem Doppelklick in die obigen Felder übernommen werden. Sie können in den obigen Feldern auch direkt Text erfassen oder Text mit Platzhaltern kombinieren. Eine weitere Formatierung der Felder (Schriftgröße, Fettdruck usw.) ist zurzeit noch nicht möglich.
Die Platzhalter sind nach Bereichen (erste Spalte) gegliedert, die jeweils mit der Maus ausgewählt werden können. Zum Platzhalter wird neben der Bezeichnung (zweite Spalte) angezeigt, um welche Variable (dritte Spalte) es sich handelt. Zur Unterstützung wird zusätzlich ein Beispiel (vierte Spalte) genannt.
| Bezeichnung | Erläuterung |
| Absenderzeile | Zeile mit der Firmenanschrift oberhalb der Partneradresse Sie können hier die Firmenanschrift entweder direkt eingeben oder den Platzhalter <<FirmaAbsenderZeile>> verwenden. Wenn Sie den Platzhalter verwenden, geben Sie in den Einstellungen bitte an, welche Trennzeichen eingefügt werden sollen. Wir empfehlen die Verwendung eines Platzhalters, damit bei einer Änderung der Firmenanschrift dieses Änderung automatisch in die Vorlage und damit in die Belege übernommen wird. |
| Adressfenster Empfänger | Diese Zeilen können nicht beeinflusst werden. Sie sind für den Druck der Adresse des Partners (Empfängers) vorgesehen. |
Absenderadresse Absender Zusatz | Adress-/Infobereich für die Firmenadresse und die Kontaktdaten |
| Infofeld | Es werden zahlreiche Infofelder für die Gestaltung Ihrer Belege angeboten. Hier kann z. B. die Rechnungsnummer (Platzhalter aus dem Bereich Beleg: <<BelegNummer>>) und das Rechnungsdatum (<<BelegDatum>>) positioniert werden. |
| Seitenzahl | Die Seitenzahl wird bei Belegen grundsätzlich unterhalb der Infofelder als Seite 1 von x ausgegeben. |
| Schaltflächen | |
|---|---|
| Speichern + Schließen Speichern + Neu | Mit Speichern + Schließen speichen Sie die Vorlage, beenden die Bearbeitung der Vorlagen und gelangen zur Übersicht. Mit Speichern + Neu speichen Sie die Vorlage, beenden die Bearbeitung dieser Vorlagen und können direkt eine neue Vorlage erfassen. |
| Gestaltung übernehmen | Mit dieser Schaltflächen übernehmen Sie die Gestaltung. Im Druck werden die Änderungen erst berücksichtigt, wenn sie übernommen wurden. |
| Hier können Sie sich die Vorlage - allerdings ohne eingedruckte Fakturierungsdaten - anzeigen lassen. So können Sie zwischenzeitlich immer wieder kontrollieren, ob die Gestaltung Ihren Vorstellungen entspricht. | |
| Abbrechen | Mit Abbrechen verlassen Sie die Bearbeitung der Vorlage ohne die Änderungen zu speichern. |