Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe von der betreuenden Buchstelle in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen.
Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau anzuzeigen.
Recht zur Bearbeitung in ADNOVA+ erteilt
Die Berechtigungen bezüglich ADNOVA+ pflegt in der Regel der Systemverantwortliche in der Buchstelle sowohl für den Sachbearbeiter (interner Benutzer) als auch für den Mandanten (externer Benutzer). Für den Mandanten erteilen Sie das Recht indem Sie im Berechtigungsmanagement - Benutzer (extern) die Berechtigungen zum Partner öffnen und im Abschnitt Berechtigung - Kontoumsatzassistent die Berechtigung Bearbeiten aktivieren. Wenn Sie mit Benutzergruppen arbeiten, erweitern Sie einfach die Rechte der entsprechenden Benutzergruppe. Für den Sachbearbeiter ist das Recht über die Partnergruppe zu erteilen. So legen Sie in einem Arbeitsschritt fest, dass der Sachbearbeiter bei allen Mandanten, die der Partnergruppe zugeordnet sind, auf den Kontoumsatzassistenten zugreifen kann. Öffnen Sie dazu in der Buchstelle das Berechtigungsmanagement - Benutzer (intern) und setzen Sie im Abschnitt Berechtigungen für Partner, Unterabschnitt Berechtigung - Kontoumsatzassistent Mandant die Berechtigung Kontoumsatzassistent Bearbeiten. Auch zum Benutzer (intern) existiert ein Abschnitt Berechtigung - Kontoumsatzassistent. In diesem Abschnitt ist das Recht zur Nutzung des Kontoumsatzassistenten für die Eigenbuchhaltung der Buchstelle zu erteilen. |
Nutzung des Kontoumsatzassistenten wurde in ADNOVA finance aktiviert
Bei der Nutzung des Kontoumsatzassistenten werden die Kontoumsätze im Hintergrund über die Datendrehscheibe abgerufen und ADNOVA+ zur Verfügung gestellt. Da die Datendrehscheibe in ADNOVA finance eingebunden ist, muss die Festlegung, dass die Daten an den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ weitergegeben werden sollen, in ADNOVA finance erfolgen. Die Festlegung nimmt der betreuende Sachbearbeiter in der Buchstelle vor. Anleitung:
Wird dieser Betrieb bereits in ADNOVA+ geführt, d. h. er ist in der Partnerübersicht in ADNOVA+ für den Sachbearbeiter sichtbar, werden die bereitgestellten Kontoumsätze automatisch bei jedem Aufruf des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ eingelesen. Ist der Betrieb noch nicht in ADNOVA+ vorhanden, muss er einmalig aus ADNOVA finance importiert werden. Lesen Sie dazu die Erläuterungen zur Minianwendung Daten importieren. |
Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:
Um mit dem Kontoumsatzassistenten zu arbeiten, öffnen Sie zunächst in ADNOVA+ den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Beleg und Kontoumsatz - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen, werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (insbesondere Vorgangsart, Vorgangsdatum, Betrag, Partner) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden.
Falls Sie den Zahlungsassistenten nutzen, ist es von Vorteil beim Verwendungszweck die Rechnungsnummer anzugeben, um eine automatische Verknüpfung des Kontoumsatzes mit dem Beleg zu ermöglichen.
Ist der Menüpunkt nicht vorhanden, wurde die Nutzung des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA finance noch nicht aktiviert oder Sie haben keine entsprechenden Rechte. Die Aktivierung der Nutzung ist von einem Sachbearbeiter der Buchstelle vorzunehmen, die Rechte kann der Systemverantwortliche in ADNOVA+ erweitern. |
Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.
In einer Tabelle werden die einzelnen Kontoumsätze angezeigt und in der Belegvorschau rechts daneben die Belege, die bereits verknüpft wurden. Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden.
Im Rahmen der Nachbearbeitung ist für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob der vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg ist auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an den Spalten Status (grünes Fragezeichen) und Anzahl Belege. Ist der in der Belegvorschau angezeigte Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg zuordnen die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen mögliche Belege zur Auswahl unterbreitet oder Sie können sich alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.
Soll der Beleg größer dargestellt werden, empfehlen wir Ihnen die Belegvorschau auszulagern - wenn vorhanden auf einen zweiten Bildschirm. Das Auslagern erfolgt über die Aktion Belegvorschau auslagern. |
| Kontoumsatz | Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Kontoumsätze einschränken. Vorgegeben ist die Eingrenzung auf die unbearbeiteten und zu klärenden Kontoumsätze. So können Sie diese direkt nachbearbeiten und die Verknüpfung mit den Belegen speichern. Filter können genutzt werden, um die Nachbearbeitung in der Übersicht der Kontoumsätze zu strukturieren, z. B. um im ersten Schritt alle Kontoumsätze zu bearbeiten, zu denen ein Beleg zugeordnet ist. | |
| Jahr | Hier können Sie auf das Jahr filtern, in dem der Kontoumsatz erfolgte. | |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | |
  | Über diese Symbole können Sie auf die Anzeige mit und ohne Detailinformationen zum Kontoumsatz umschalten. | |
| Ohne Beleg | Kontoumsätze, denen kein Beleg zugeordnet werden soll, können mit dem Kennzeichen Ohne Beleg versehen werden. Das Kennzeichen bewirkt, dass bei allen weiteren Kontoumsätzen zum gleichen Sachverhalt (IBAN, Betrag, Tag) automatisch das Kennzeichen Ohne Beleg gesetzt wird und eine weitere Bearbeitung entfallen kann. | |
| Tabelle | Erläuterung | |
|---|---|---|
In der Übersicht werden alle Kontoumsätze gemäß Filter dargestellt. | ||
| Schaltflächen | Erläuterung | |
| Speichern | Passt der vorgeschlagene Beleg zum Kontoumsatz, können Sie die Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern [Alt+S] speichern. Wird kein Beleg vorgeschlagen, nutzen Sie bitte die Schaltfläche Beleg zuordnen [Alt+Z], um zur Auswahl der noch nicht zugeordneten Belege zu gelangen. | |
| Beleg zuordnen | Nutzen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen Beleg ändern möchten oder noch kein Beleg zugeordnet ist. Sie gelangen zur manuellen Belegzuordnung (s. u.) | |
 | Über die Schaltfläche Beleg [ALT+G] können Sie einen Beleg als "Gebucht" kennzeichnen. Es werden alle Belege gekennzeichnet, die diesem Kontoumsatz zugeordnet sind. Der Kontoumsatz wird auf Bearbeitet gesetzt. Im Belegbuch wird bei Aufruf eines so gekennzeichneten Belegs der Status Gebucht angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche erneut, wird die Kennzeichnung Gebucht bei allen diesem Kontoumsatz zugeordneten Belegen wieder aufgehoben. Verwenden Sie das Kennzeichen z. B. dann, wenn Sie die Buchung zum Kontoumsatz in Ihrer Finanzbuchhaltung gebucht haben (ähnlich einem Stempel, der auf Papierbelegen verwendet werden kann).
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Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer möglichen Aktion zum ausgewählten Beleg weitere Informationen angezeigt. |
|---|---|
| Aktion | Hier können Sie über die Aktion Belegvorschau auslagern die Anzeige der Belege auslagern, z. B. auf einen zweiten Bildschirm. Dabei wird der Infobereich mit ausgelagert. So stehen die zusätzlichen Informationen zum Beleg auch bei der Anzeige in ADNOVA finance zur Verfügung. |
| Ausgewählte Belege | Hier werden grundlegende Angaben zum ausgewählten Beleg angezeigt. |
| Kommentar zum Kontoumsatz | Hier können Sie einen Kommentar eingeben. Zudem kann ein Kennzeichen Zur Klärung gesetzt eingeben, z. B. wenn zu diesem Kontoumsatz noch ein Beleg fehlt oder eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt wurde. Beim nächsten Aufruf des Kontoumsatzassistenten ist so schnell zu erkennen, bei welchen Kontoumsätzen noch Handlungsbedarf besteht. Über den Filter zum Kontoumsatz können Sie auf alle Belege mit dem Kennzeichen eingrenzen. |
| Kommentar zum Beleg | Hier werden die im Belegbuch zu diesem Beleg erfassten Kommentare angezeigt. Somit sehen Sie bei der Zuordnung der Kontoumsätze die Zusatzinformationen, die im Belegbuch als Kommentar eingetragen wurden. |
| Erläuterungen zum Beleg | Hier werden die im Belegbuch zu diesem Beleg erfassten Erläuterungen angezeigt. Somit sehen Sie bei der Zuordnung der Kontoumsätze die Zusatzinformationen, die im Belegbuch als Erläuterung eingetragen wurden. |
| Belegvorschau | Hier sehen Sie den ausgewählten Beleg in der Vorschau. |
| Stichwörter zum Beleg | Hier werden die im Belegbuch zu diesem Beleg erfassten Stichwörter angezeigt. |
Die manuelle Belegzuordnung ist notwendig, wenn der zum Kontoumsatz vorgeschlagene Beleg nicht korrekt ist oder kein passender Beleg automatisch ermittelt werden konnte. Die Belegzuordnung öffnen Sie über die Schaltfläche Beleg zuordnen aus der Übersicht über die Kontoumsätze heraus. Da bei der automatischen Zuordnung nur Kontoumsätze berücksichtigt werden, die noch nicht bearbeitet wurden, ist eine manuelle Zuordnung auch dann notwendig, wenn zu einem bereits bearbeiteten Kontoumsatz z. B. ein zweiter Beleg zugeordnet werden soll.
Im oberen Bereich der Belegzuordnung können Sie sich Belegvorschläge für den ausgewählten Kontoumsatz oder auch alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und so den passenden Beleg finden und auswählen. Weitere Filtermöglichkeiten, z. B. auf alle Dauerbelege, stehen ebenfalls zur Verfügung. Unten werden die Informationen zum Kontoumsatz dargestellt und - sobald ein Beleg ausgewählt ist - die Informationen zum Beleg. Anhand eines Ampelsystems erkennen Sie auf einen Blick, ob die grundlegenden Daten übereinstimmen. Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht (vorheriger Bildschirm) aufgelistet ist. Dabei werden die dort gesetzten Filter berücksichtigt. Sie können z. B. die Übersicht auf alle unbearbeiteten Kontoumsätze ohne Beleg eingrenzen und durchlaufen bei der manuellen Zuordnung der Belege dann nur diese Kontoumsätze.
| Auswahl Belege | ||
|---|---|---|
| Beleg | Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Belege einschränken. Die Eingrenzung Vorschläge ist dabei besonders hilfreich. Ist der richtige Beleg in den Vorschlägen nicht enthalten, können Sie den Filter entsprechend erweitern, z. B. auf alle Belege, die noch keinem Kontoumsatz zugeordnet wurden. Die Verknüpfung eines Kontoumsatzes mit mehreren Belegen z. B. bei Sammelüberweisungen ist möglich. Zudem kann ein Beleg auch mit mehreren Kontoumsätzen verknüpft werden, z. B. bei Dauerbelegen wie die Jahresabrechnung für Strom, Grundsteuer oder Abwassergebühren.
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| Vorgangsart | Über dieses Filterfeld können Sie die Belege auf bestimmte Vorgangsarten eingrenzen. Voreingestellt sind die Vorgangsarten Rechnung, Gutschrift und Sonstiges. Haben Sie weitere Vorgangsarten ausgewählt, bleibt die Auswahl erhalten, wenn Sie die Zuordnung mit Speichern + Nächster abschließen. | |
 | Über die Erweiterte Suche Über die erweiterte Suche ist die Anzeige der Belege beim Start automatisch auf die Anzeige aller Belege mit einem Belegdatum ein Jahr und drei Monate vor bzw. drei Monatre nach dem Buchungsdatum des Kontoumsatzes eingeschränkt. So wird verhindert, dass z. B. sehr alte nicht zugeordnete Belege in der Übersicht enthalten sind. Die erweiterte Suche kann jederzeit ausgeschaltet werden. Schließen Sie die Zuordnung mit Speichern + Nächster ab, bleiben die Angaben im Abschnitt Abweichung vom Kontoumsatz erhalten. | |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | |
| Anzeige | Durch einen Mausklick bei dem entsprechenden Beleg in der Spalte Anzeige bekommt der Beleg das Kennzeichen „ausgeblendet“. Dies führt dazu, dass der Beleg in der Tabelle zukünftig nicht mehr angezeigt wird. Diese Funktion kann genutzt werden, um bspw. Barbelege, zu denen kein Kontoumsatz existiert, dauerhaft aus der Ansicht zu entfernen. Möchten Sie die ausgeblendeten Belege anzeigen lassen, z. B. um einen Beleg ggf. wieder einzuschalten, können Sie die Beleganzeige über den Filter Ausgeblendete Belege entsprechend eingrenzen und über einen weiteren Mausklick beim entsprechenden Beleg in der Spalte Anzeige wieder einschalten | |
| Kontoumsatz und Aktueller Beleg | ||
In diesem Bereich werden die Kontoumsatzinformationen den Informationen des Belegs gegenübergestellt. Über ein Ampelsystem können Sie auf einen Blick erkennen, ob die Informationen übereinstimmen (grün) oder im Rahmen gewisser Grenzen liegen (gelb). | ||
| Ohne Beleg | Kontoumsätze, denen kein Beleg zugeordnet werden soll, können mit dem Kennzeichen Ohne Beleg versehen werden. Das Kennzeichen bewirkt, dass bei allen weiteren Kontoumsätzen zum gleichen Sachverhalt (IBAN, Betrag, Tag) automatisch das Kennzeichen Ohne Beleg gesetzt wird und eine weitere Bearbeitung entfallen kann. | |
| Dauerbeleg | Dauerbelege sind Belege, die mehreren Zahlungen zugeordnet werden sollen, z. B. bei Abschlagszahlungen für Strom. Ebenso wie im Belegbuch können solche Belege bei der Zuordnung zu einem Kontoumsatz jetzt als Dauerbeleg gekennzeichnet werden. Durch die Kennzeichnung als Dauerbeleg wird dieser Beleg bei der Zuordnung zu den Kontoumsätzen entsprechend berücksichtigt, so dass alle weiteren Kontoumsätze mit diesem Sachverhalt und Betrag automatisch mit dem Beleg verknüpft werden. | |
| Erläuterung | ||
| Speichern + Schließen | Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den ausgewählten Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. | |
| Speichern + Nächster | Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht enthalten ist. | |
| Zurück | Über Zurück gelangen Sie zum vorherigen Kontoumsatz zurück, ohne dass Ihre Änderungen gespeichert werden, z. B. der gerade ausgewählte Beleg. | |
| Überspringen | Möchten Sie einen Kontoumsatz überspringen, ohne einen Beleg zuzuordnen, verwenden Sie die Schaltfläche Überspringen. | |
| Über die Schaltfläche Beleg [ALT+G] können Sie einen Beleg als "Gebucht" kennzeichnen. Es werden alle Belege gekennzeichnet, die diesem Kontoumsatz zugeordnet sind. Im Belegbuch wird bei Aufruf eines so gekennzeichneten Belegs der Status Gebucht angezeigt. Klicken Sie die Schaltfläche erneut an, wird die Kennzeichnung Gebucht bei allen diesem Kontoumsatz zugeordneten Belegen wieder aufgehoben.
Über den Filter zum Kontoumsatz können Sie auf alle Belege mit dem Kennzeichen Gebucht eingrenzen. | |
| Abbrechen | Über Abbrechen schließen Sie die manuelle Zuordnung ohne Speicherung. | |
Nein, müssen Sie nicht. Aber Sie sollten es tun, damit zu einer größeren Zahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege automatisch zugeordnet werden und Sie nur wenig Belege manuell zuordnen müssen.
Hintergrund:
Zu jedem Kontoumsatz wird im Belegbuch nach dem passenden Beleg gesucht, wobei die Informationen zum Beleg zugrunde gelegt werden. Haben Sie nun die Belege im Belegbuch noch nicht nachbearbeitet, sind weniger oder auch unvollständige Informationen zum Beleg hinterlegt. Somit werden im Kontoumsatzassistenten bei einer geringeren Anzahl von Kontoumsätzen die richtigen Belege gefunden. Je umfangreicher die Informationen zu den Belegen, desto weniger Arbeit haben Sie bei der Nachbearbeitung im Kontoumsatzassistenten.
Bei der automatischen Zuordnung der Belege zum Kontoumsatz wird auf die zum Beleg hinterlegten Informationen zugegriffen, d. h. auf die Angaben, die im Belegbuch enthalten sind. Nutzen Sie den Zahlungsassistenten des Belegbuchs für Ihre Überweisungen, sind die Informationen zum Beleg und auf dem Kontoauszug identisch und die Zuordnung kann grundsätzlich automatisch erfolgen.
Bitte berücksichtigen Sie Folgendes bezügl. des Belegbuchs bzw. bei der Erfassung von Überweisungen in Ihrem Banking-Programm, um ein besseres Zuordnungsergebnis zu ermöglichen:
Folgendes ist für die automatische Zuordnung außerdem zu beachten:
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Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung mehr als einen Beleg auswählen. In der Belegvorschau können Sie in diesem Fall die einzelnen Belege durchblättern.
Ja, Sie können bei der manuellen Belegzuordnung auch Belege auswählen, die bereits einem Beleg zugeordnet sind. Diese Belege werden angezeigt, wenn Sie das Filterfeld Zugeordnet wählen.
Bei der Suche nach dem passenden Beleg unterstützt Sie die Erweiterte Suche. Bitte wählen Sie im Filterfeld Beleg den passenden Filter, i. d. R. Nicht zugeordnet, und starten Sie die Erweiterte Suche.
Sobald Sie eine Buchung in den Umsatzbuchungen aufrufen, mit der ein Beleg verknüpft ist, wird dieser Beleg in der Belegvorschau von ADNOVA+ angezeigt. Natürlich muss ADNOVA+ dafür geöffnet sein.
Geben Sie einfach die zusätzlichen Informationen im Infobereich als Kommentar zum Kontoumsatz an.
Lässt sich Ihr Sachbearbeiter in ADNOVA finance zu einem Kontoumsatz den Beleg anzeigen, wird der Infobereich ebenfalls angezeigt. Im Infobereich können Sie Kommentare zum Kontoumsatz hinterlegen und ihn zur Klärung kennzeichnen. Auch die im Belegbuch eingegebenen Kommentare und Erläuterungen zum Beleg werden angezeigt.
In beiden Fällen wird die Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz aufgehoben. Der Kontoumsatz wird im Kontoumsatzassistenten als bearbeitet angezeigt, allerdings ohne Beleg.
Die Verknüpfung zu einem Kontoumsatz wird auch aufgehoben, wenn Sie im Belegbuch einen Beleg heften und entheften! |