Wenn ADNOVA+ von LAND-DATA für ein Unternehmen eingerichtet wird, legt ein Mitarbeiter der LAND-DATA als ersten Benutzer den Systemverantwortlichen des Unternehmens (der Buchstelle, des Verbandes, usw.) an. Der Systemverantwortliche erhält somit Zugang zu ADNOVA+ und nimmt die weitere Einrichtung des Programms für das Unternehmen vor. Dazu gehört auch die Anlage der Mitarbeiter und Mandanten, die Zugang zu ADNOVA+ haben sollen, als weitere Benutzer.
Um Benutzer anlegen und pflegen zu können, benötigen Sie das entsprechende Recht unter Berechtigung - Einstellungen Unternehmen. Sind Sie Mandant einer Buchstelle, steht Ihnen die Funktion nicht zur Verfügung, die Buchstelle richtet Sie und/oder Ihre Mitarbeiter als Benutzer ein.
Aus der Benutzerübersicht heraus können Sie neue Benutzer anlegen (für die Anlage externer Benuzter empfehlen wir alternativ den Einrichtungsassistenten), einen vorhandenen Benutzer duplizieren, löschen oder dessen Stammdaten samt Berechtigungen bearbeiten. Die Benutzerübersicht öffnen Sie über den Menüpunkt Einrichtung - Benutzer - Benutzer (intern oder extern). Eine Erläuterung der notwendigen Angaben finden Sie unter Angaben zum Benutzer. Welche Auswirkung die Erteilung welcher Zugriffsrechte hat, ist ausführlich unter Berechtigungen des Benutzers beschrieben.
Um die Berechtigungen gleich mehrerer Benutzer zu bearbeiten, steht Ihnen für ausgewählte Berechtigungen zusätzlich die Bearbeitung der Berechtigungen bei den Einstellungen zur entsprechenden Funktion zur Verfügung. Öffnen Sie dafür die Einstellungen (z. B. beim Fakturierungsbuch, Menüpunkt Einrichtung - Fakturierung - Fakturierungsbuch) und wählen Sie im Detailbereich den Abschnitt Berechtigungen aus. Sie erhalten eine Übersicht aller Benutzergruppen und aller internen bzw. externen Benutzer mit Zugriffsrecht für die Firma und deren Berechtigungen. Sie können dort die Berechtigungen der Benutzer erweitern oder entfernen.
Noch komfortabler können Sie Benuter mit Benutzerrechten ausstatten, wenn Sie Benutzergruppen mit den entsprechenden Rechten definieren und die Benutzer der passenden Benutzergruppe zuordnen.
Aus der Benutzerübersicht heraus können Sie Benutzer öffnen, duplizieren, neu anlegen, die Berechtigungen bearbeiten oder die Benutzer löschen. Die Eingaben zum Benutzer erfolgen in der Deteilansicht.
Die Erläuterung der notwendigen Eingaben in der Deteilansicht finden Sie unter Angaben zum Benutzer. Jeder Benutzer wird einer oder mehreren Firmen des Unternehmens zugeordnet und erhält über weitere Berechtigungen Zugriff auf die Firmendaten, die er bearbeiten darf. Welche Auswirkung die Erteilung welcher Berechtigung hat, ist ausführlich unter Berechtigungen des Benutzers beschrieben. Eine Auswertung über die Benutzer mit ihren einzelnen Berechtigungen steht zur Verfügung.
| Tabelle | Erläuterung | |
|---|---|---|
| Geschäftspartner | Dieses Feld steht nur bei externen Benutzern zur Verfügung In der Tabelle werden alle in der Firma (z. B. der Buchstelle) angelegten externen Benutzer angezeigt. Möchten Sie nur die zu einem bestimmten Geschäftspartner angelegten Benutzer sehen, können Sie hier auf den Geschäftspartner eingrenzen. | |
 | Über dieses Symbol öffnen Sie die Erweiterte Suche. In der Erweiterten Suche kann über zusätzliche Suchkriterien gesucht werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind. Z. B. ist so eine Eingrenzung auf alle Benutzer möglich, die eine bestimmten Berechtigung besitzen. | |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, z. B. die Benutzernummer oder den Namen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. | |
| Schaltflächen | Erläuterung | |
| Neu | Klicken Sie auf Neu [Alt+N], um einen neuen Benutzer anzulegen. Sie gelangen zur Detailansicht und können dort den neuen Benutzer mit allen Angaben und Berechtigungen erfassen. | |
| Bearbeiten | Wählen Sie in der Übersicht den Benutzer aus, den Sie bearbeiten möchten. Mit Doppelklick auf den Benutzer oder über die Schaltfläche Bearbeiten [Alt+B] gelangen Sie zur Detailansicht und können Benutzer ändern.
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| Duplizieren | Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen möchten, dessen Angaben und Berechtigungen sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Benutzer unterscheiden, bietet es sich an, den Benutzer zu duplizieren. Über Duplizieren [Alt+U] wird der gerade markierte Benutzer dupliziert. Übernommen werden seine Funktion, die Adresse und sämtliche Berechtigungen. Erfassen Sie den Benutzernamen, die persönlichen Angaben und ändern Sie abweichende Angaben, um mit Speichern den neuen Benutzer hinzuzufügen. | |
| Löschen | Wählen Sie in der Übersicht den Benutzer aus, der gelöscht werden soll und klicken Sie auf Löschen [Alt+L]. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der Benutzer endgültig gelöscht. | |
| Wählen Sie Drucken [Alt+D] um eine Auswertung über den ausgewählten Benutzer und dessen Berechtigungen zu erhalten. |
Infobereich | Im Infobereich rechts werden Ihnen neben einer Auswahl möglicher Aktionen weitere Informationen zum Benutzer angezeigt. In der folgenden Aufstellung sind alle Informationen erläutert, die möglich sind. | ||||||
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| Aktion | Hier können Sie bestimmte Aktionen zum ausgewählten Benutzer direkt aufrufen.
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| Kontaktdaten | Es werden wesentliche Angaben zum ausgewählten Benutzer angezeigt. | ||||||
| Firmenzugriff | Hier werden alle Firmen/Betriebe aufgelistet, auf die der ausgewählte Benutzer Zugriff hat. | ||||||
| Partnergruppe - Zugriff | Es sind die Partnergruppen aufgelistet, auf die dieser Benutzer Zugriff hat. Über die Partnergruppen können Buchstellen mit mehreren Außenstellen die Mandanten den unterschiedlichen Außenstellen zuordnen. | ||||||
| Kommentar | Hier können Sie einen Kommentar zu diesem Benutzer einfügen. |
In der Detailansicht zum Benutzer können Sie die einzelnen Abschnitte mit einem Mausklick auf die Titelleiste auf- bzw. zuklappen. Dort werden Angaben erfasst, kontrolliert und geändert. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Detailansicht. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben, bleiben in der Detailansicht und können direkt einen neuen Benutzer anlegen.
Innerhalb der Detailansicht legen Sie über die Berechtigungen fest, welche Funktionen der Benutzer ausführen darf. Eine Übersicht über die zugeordneten Berechtigungen bietet die Auswertung Benutzerberechtigungen.
In der Benutzerübersicht (intern) können Sie Benutzer, die direkt zum eigenen Unternehmen gehören, anlegen. Um Benutzer für einen Partner (Mandanten) einzurichten, muss der Partner zunächst im Partnermanagement eingerichtet werden. Für Mandanten können Sie daraufhin über die Aktion Benutzer extern anlegen im Infobereich den Einrichtungsassistenten öffnen und ihn als externen Benutzer anlegen (s. u.). Im Folgenden ist das Anlegen eines internen Benutzers erläutert.
Ordnen Sie dem Benutzer Berechtigungen zu (s. Berechtigungen des Benutzers).
Wenn Sie mit Benutzergruppen arbeiten, benötigen Sie nur wenige Arbeitsschritte um einen neuen Benutzer anzulegen. |
Klicken Sie auf Speichern + Schließen [Alt+S]. Der neue Benutzer wird mit den eingegebenen Angaben angelegt.