Wir empfehlen bei der Neuanschaffung eines Scanners folgende Scanner-Eigenschaften zu beachten:
Auflösung mind. 300 dpi
Einzelblatteinzug, automatisch
Duplex, Farbe
Möglichkeit zur differenzierten Auswahl des Zielverzeichnisses der Scan-Datei
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf Grund der Vielzahl der am Markt verfügbaren Produkte an dieser Stelle keine Auflistung unterstützter Scanner vornehmen können. Gute Erfahrungen haben unsere Kunden z. B. mit dem Avision Scanner AD230 und den Folgemodellen aus der AD-Serie gemacht.
Bei allen Belegen, die in ADNOVA+ archiviert werden, ermöglicht eine automatische Texterkennung (OCR-Erkennung) es, umfangreiche Informationen aus dem Beleg auszulesen und in die Verschlagwortung im Belegbuch zu übernehmen.
Für die automatische Texterkennung (OCR-Erkennung) ist das richtige Scannen maßgeblich. Je besser die OCR-Erkennung, desto geringer der Nachbearbeitungsaufwand im Belegbuch. Bitte beachten Sie daher folgende Einstellungsempfehlungen für Ihren Scanner:
Im Folgenden sind allgemeine Einstellungsempfehlungen aufgelistet, die Sie an Ihrem Scanner vornehmen sollten, sofern die Scannersoftware die Möglichkeit bietet. Die fett gekennzeichneten Angaben sind für die Qualität besonders wichtig.
Legen Sie Dokumente im Dokumentenmanagement direkt ab, empfehlen wir, die OCR-Erkennung des Druckers grundsätzlich zu aktivieren. Bei Belegen, die Sie in das Belegbuch importieren, greift dann zusätzlich die umfangreiche Texterkennung von ADNOVA+. So ist immer eine bestmögliche Erkennung garantiert.
OCR-Erkennung aktivieren:
Format der Ausgabedatei: PDF-Datei
Wenn verfügbar: Scannen in PDF-A aktivieren
Bitte scannen Sie nicht im JPEG 2000-Format. JPEG 2000-Dateien werden in der Dokumentenvorschau nur mit spürbaren Verzögerungen angezeigt. Beim Import von JPEG 2000-Dateien erhalten Sie daher einen Hinweis auf das Format und müssen entscheiden, ob diese Belege trotzdem importiert werden sollen und ob mit oder ohne Komprimierung. |
OCR-Bereich: Alles
In ADNOVA+ sind je Firma mindestens zwei Belegbücher vorhanden: ein Eingangsbelegbuch und ein Ausgangsbelegbuch. Zudem können Sie weitere Belegbücher anlegen.
Für jedes vorhandene Belegbuch müssen die Belege in ein eigenes Verzeichnis auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegt werden, damit sie beim Aufruf des jeweiligen Belegbuchs korrekt automatisch importiert werden können. Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, sollten Sie Ihre Belege nach Firma und nach Eingangs- bzw. Ausgangsbeleg sortieren.
Um das richtige Importverzeichnis je Belegbuch korrekt im Scanner anzugeben, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
Verfügt Ihr Scanner über die Möglichkeit, verschiedene Zielverzeichnisse zu hinterlegen (bei Avision-Scannern z. B. als Buttonmanager bezeichnet) und dabei zudem die Scanoptionen zu definieren, können Sie die Ablage in unterschiedlichen Verzeichnissen optimal gestalten.
Sollte ein Beleg im falschen Belegbuch landen, können Sie ihn im Nachhinein an ein anderes Belegbuch übergeben. |
Grundsätzlich ist zu empfehlen, nicht mehrseitig zu scannen. Das Belegbuch in ADNOVA+ bietet komfortable Möglichkeiten die Einzelseiten mehrseitiger Dokumente zusammenzuheften.
Möchten Sie jedoch mehrseitig scannen, z. B. weil Sie ein sehr langes Dokument einscannen, achten Sie bitte darauf, dass das Belegbuch, in welches das Dokument importiert werden soll, nicht geöffnet ist. Einige Scanner legen bereits zu Beginn des Scan-Vorgangs eine Datei an und ADNOVA+ beginnt automatisch mit dem Import der Datei, obwohl der Scan-Vorgang noch nicht beendet ist und noch nicht alle Seiten in der Datei enthalten sind. Öffnen Sie das Belegbuch jedoch erst dann, wenn der Scan-Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei mit dem vollständigen Dokument automatisch eingelesen.
Kassenbons, z. B. von Supermärkten oder Tankstellen, können Sie direkt von unterwegs per ADNOVA+ App einscannen oder Sie scannen Sie im Büro mit dem Scanner.
Scannen Sie Kassenbons mithilfe eines Scanners, ist zu beachten, dass pro Scan-Vorgang nur ein Bon eingescannt wird. Jeder Bon muss als eigener Beleg im Belegbuch abgelegt werden. Auch bei Scannern mit Einzelblatteinzug sollten keine Klarsichthüllen verwendet und die Bons einzeln (nicht als Stapel, Staugefahr) eingelegt werden. Bei Nichtbeachtung dieser grundlegenden Empfehlungen werden beim Scan-Vorgang größere Dokumente in geringerer Qualität erzeugt, was zu einer schlechteren Texterkennung und erhöhtem Nachbearbeitungsaufwand führen kann.
Scannen Sie Bons einfach mit der App zu ADNOVA+ und übergeben Sie sie direkt an das Belegbuch.