Bevor Sie Belege im Kontoumsatzassistenten zuordnen können, müssen sie natürlich digital archiviert werden. Neben dem Scannen und Importieren der Belege umfasst die Archivierung auch die Hinterlegung wichtiger Angaben zum Beleg im Belegbuch. Wenn Sie dabei den folgenden drei Angaben besondere Aufmerksamkeit schenken, haben Sie später im Kontoumsatzassistenten deutlich weniger nachzubearbeiten. Denn - sind diese drei Angaben richtig, werden im Kontoumsatzassistenten zu vielen Umsätzen bereits die passenden Belege vorgeschlagen. Dafür sorgt die automatische Zuordnung, die ADNOVA+ im Hintergrund vornimmt.
Die drei wichtigen Angaben:
Bereits die korrekte Pflege dieser wenigen Angaben führt in den meisten Fällen zu einer automatischen Zuordnung des Beleges zu einem Kontoumsatz. D. h. die Zuordnung wird im Kontoumsatzassistenten nur kurz kontrolliert und gespeichert und schon sind die Belege dauerhaft mit dem Kontoumsatz verknüpft.
Für die Zuordnung im Kontoumsatzassistenten ist es nicht von Belang, ob ein Beleg im Belegbuch festgeschrieben ist oder nicht. Die Zuordnung ist unabhängig davon möglich. |
Es gibt viele Möglichkeiten, im Kontoumsatzassistenten den richtigen Beleg zum Kontoumsatz zuzuordnen. Hier möchten wir Ihnen zwei Vorgehensweisen vorstellen, die viele ADNOVA+ Benutzer bereits anwenden und die wir auch in unseren Schulungen zeigen. Probieren Sie es aus und finden Sie Ihren eigenen optimalen Ablauf!
Wenn Sie den Kontoumsatzassistenten öffnen, werden alle Kontoumsätze angezeigt, die Sie hinsichtlich der Zuordnung zu einem Beleg noch nicht bearbeitet haben - also alle unbearbeiteten Kontoumsätze. Zu vielen Kontoumsätzen wurden vom Programm Belege gefunden und werden hier für die Zuordnung vorgeschlagen, zu einigen Kontoumsätzen wurden keine Belege gefunden und bei einigen Kontoumsätzen sind keine Belege notwendig (z. B. regelmäßig wiederkehrender Einzug Rundfunkgebühren).
Eine Möglichkeit, die unbearbeiteten Kontoumsätze zu bearbeiten, besteht darin, in die Funktion Beleg zuordnen zu wechseln und dort die Kontoumsätze nacheinander durchzugehen.
Kontoumsätze, zu denen der korrekte Beleg vorgeschlagen wird, und Kontoumsätze, denen kein Beleg zugeordnet werden muss, bestätigen Sie einfach mit Speichern + Nächster. Bei Kontoumsätzen, denen ein Beleg zugeordnet werden muss, markieren Sie den entsprechenden Beleg in der Vorschlagsliste (Haken im Kästchen Auswahl), bevor Sie mit Speichern + Nächster zum nächsten Kontoumsatz weitergehen.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, Umsätze, die Sie noch nicht bearbeiten möchten, über die Schaltfläche Überspringen einfach zu überspringen. Beim nächsten Aufruf des Kontoumsatzassistenten stehen diese unbearbeiteten Umsätze dann weiterhin in der Übersicht. Möchten Sie zu einem vorherigen Kontoumsatz zurückkehren, steht dafür die Schaltfläche Zurück zur Verfügung.
Arbeiten Sie nun die Kontoumsätze einfach der Reihe nach ab, müssen Sie immer wieder zwischen der Funktion Beleg zuordnen und der Übersicht über die Kontoumsätze hin und her springen. Diese Vorgehensweise ist mit vielen Funktionswechseln verbunden und zudem müssen Sie jedes Mal wieder genau die Ausgangslage prüfen (Beleg vorgeschlagen/nicht vorgeschlagen/nicht notwendig?). Wenn Sie mit Filtern arbeiten, können Sie die Abläufe deutlich optimieren und die Arbeit im Kontoumsatzassistenten beschleunigen.
Möchten Sie bei der Nachbearbeitung eher in der Übersicht über die Kontoumsätze arbeiten und erst für Kontoumsätze, denen noch ein Beleg zugeordnet werden muss, in die Funktion Beleg zuordnen wechseln, helfen die in der Übersicht angebotenen Filtermöglichkeiten dabei, den Ablauf zu strukturieren.
Setzen Sie den Filter im Kontoumsatzassistenten auf Unbearbeitet + Mit Beleg, so dass alle Umsätze mit grünem Fragezeichen aufgelistet sind, d. h. alle Umsätze zu denen ein passender Beleg gefunden wurde. Gehen Sie die Umsätze einen nach dem anderen durch und kontrollieren Sie, ob der richtige Beleg vorgeschlagen wird. Ist alles korrekt, speichern Sie den Umsatz und gelangen direkt zum nächsten Umsatz mit zugeordnetem Beleg. So gehen Sie die Liste bis zum Ende durch.
Sollte der vorgeschlagene Beleg nicht passen, wählen Sie bitte die Schaltfläche Beleg zuordnen und ordnen direkt den richtigen Beleg zu. Die Schaltfläche Löschen dient nicht der Aufhebung der vorgeschlagenen Zuordnung, sondern löscht den Kontoumsatz, z. B. bei fälschlicherweise doppelt vorhandenen Umsätzen. |
Setzen Sie den Filter im Kontoumsatzassistenten auf Unbearbeitet + Ohne Beleg. Es werden alle Umsätze angezeigt, die noch bearbeitet werden müssen und denen kein Beleg zugeordnet ist (rotes Durchfahrt-Verboten-Kennzeichen). Bearbeiten und speichern Sie nun alle Umsätze, zu denen kein Beleg zuzuordnen ist, weil zur regelmäßigen Buchung kein separater Beleg hinterlegt wird (z. B. regelmäßig wiederkehrender Einzug Rundfunkgebühren).
Umsätze, zu denen ein Beleg hinterlegt werden muss, sollten Sie in diesem Arbeitsschritt nicht speichern, sondern einfach überspringen, d. h. mit der Maus den nächsten Umsatz auswählen, der keinen Beleg benötigt. |
Aktualisieren Sie den Filter Unbearbeitet + Ohne Beleg, indem Sie kurz einen anderen Filter auswählen und dann zum Filter Unbearbeitet + Ohne Beleg zurückkehren. Dadurch erreichen Sie, dass die in Schritt 2 bereits gespeicherten Kontoumsätze nicht mehr angezeigt werden, da sie nicht „unbearbeitet“ sind. Nun werden nur noch die Kontoumsätze angezeigt, denen der Beleg manuell zuzuordnen ist.
Wechseln Sie nun über die entsprechende Schaltfläche in die Funktion Beleg zuordnen, ordnen Sie die Belege manuell zu und speichern Sie die Zuordnung über Speichern + Nächster. Die Einstellung des Filters in der vorherigen Anzeige garantiert, dass nach dem Speichern wieder ein Kontoumsatz vorgeschlagen wird, zu dem der Beleg noch fehlt. Es wird also direkt der nächste Kontoumsatz angezeigt, zu dem eine manuelle Zuordnung erfolgen muss.
ADNOVA+ bietet im Kontoumsatzassistenten viele Möglichkeiten, die Zuordnung der Belege zu den Kontoumsätzen vorzunehmen. Die beiden vorgestellten Varianten sind unterschiedlich in der Herangehensweise - aber natürlich können Sie die Abläufe auch mischen. Z. B. können Sie in der Übersicht alle Kontoumsätze mit zugeordneten Belegen speichern und dann die weiteren Kontoumsätze im Belege zuordnen bearbeiten oder einen noch anderen Ablauf wählen.
Probieren Sie es aus und finden Sie den optimalen Ablauf für sich heraus!