Im Kontoumsatzassistenten verknüpfen Sie Ihre archivierten Belege mit Ihren Kontoumsätzen, damit der Beleg bei der späteren Buchung direkt am Bildschirm angezeigt werden kann und nicht mehr in der Ablage - sei es in Papierform oder digital -  gesucht werden muss. Wie aber finden Sie im Kontoumsatzassistenten den richtigen Beleg zum Kontoumsatz? Wie weit werden die Zuordnungen vom Programm vorgenommen/vorgeschlagen und wie können Sie die Zuordnungen bei einer Vielzahl von Kontobewegungen schnell kontrollieren? Hier stellen wir Ihnen eine Arbeitsweise, die dafür optimal ist und erläutern außerdem, warum es so wichtig ist, dass Sie schon bei der Archivierung der Belege auf bestimmte Angaben achten. 
Das Zauberwort ist „filtern“!

Vor der Zuordnung steht die Nachbearbeitung im Belegbuch

Bevor Sie Belege im Kontoumsatzassistenten zuordnen können, müssen sie natürlich digital archiviert werden. Neben dem Scannen und Importieren der Belege umfasst die Archivierung auch die Hinterlegung wichtiger Angaben zum Beleg im Belegbuch. Wenn Sie dabei den folgenden drei Angaben besondere Aufmerksamkeit schenken, haben Sie später im Kontoumsatzassistenten deutlich weniger nachzubearbeiten. Denn - sind diese drei Angaben richtig, werden im Kontoumsatzassistenten zu vielen Umsätzen bereits die passenden Belege vorgeschlagen. Dafür sorgt die automatische Zuordnung, die ADNOVA+ im Hintergrund vornimmt.

Die drei wichtigen Angaben:

  1. Vorgansart: Wählen Sie die richtige Vorgangsart (Rechnung, Gutschrift usw.) aus.
  2. Bezeichnung des Partners: Verwenden Sie beim Geschäftspartner immer die gleiche Schreibweise (Tankstelle Meier GmbH entweder immer mit GmbH oder immer ohne, aber immer gleich).
  3. Rechnungsbetrag: Achten Sie auf den korrekten Betrag, ggf. nach Stornoabzug.

Bereits die korrekte Pflege dieser wenigen Angaben führt in den meisten Fällen zu einer automatischen Zuordnung des Beleges zu einem Kontoumsatz. D. h. die Zuordnung wird im Kontoumsatzassistenten nur kurz kontrolliert und gespeichert und schon sind die Belege dauerhaft mit dem Kontoumsatz verknüpft.

Für die Zuordnung im Kontoumsatzassistenten ist es nicht von Belang, ob ein Beleg im Belegbuch festgeschrieben ist oder nicht. Die Zuordnung ist unabhängig davon möglich.

Die Empfehlung für den Kontoumsatzassistenten: Filter nutzen

Es gibt viele Möglichkeiten, im Kontoumsatzassistenten den richtigen Beleg zum Kontoumsatz zuzuordnen. Sicherlich finden Sie mit der Zeit den für Sie optimalen Anlauf. Hier möchten wir Ihnen eine Vorgansweise vorstellen, die viele ADNOVA+ Benutzer bereits anwenden und die wir auch in unseren Schulungen zeigen. Probieren Sie es aus!

Wenn Sie den Kontoumsatzassistenten öffnen, werden alle Kontoumsätze angezeigt, die Sie hinsichtlich der Zuordnung zu einem Beleg noch nicht bearbeitet haben - also alle unbearbeiteten Kontoumsätze. Zu vielen Kontoumsätzen wurden vom Programm Belege gefunden und werden hier für die Zuordnung vorgeschlagen, zu einigen Kontoumsätzen wurden keine Belege gefunden und bei einigen Kontoumsätzen sind keine Belege notwendig (z. B. regelmäßig wiederkehrender Einzug Rundfunkgebühren).

Arbeiten Sie nun die Kontoumsätze einfach der Reihe nach ab, müssen Sie immer wieder zwischen der Funktion Beleg zuordnen und der Übersicht über die Kontoumsätze hin und her springen. Diese Vorgehensweise ist mit vielen Funktionswechseln verbunden und zudem müssen Sie jedes Mal wieder genau die Ausgangslage prüfen (Beleg vorgeschlagen/nicht vorgeschlagen/nicht notwendig?). Wenn Sie mit Filtern arbeiten, können Sie die Vorgehensweise deutlich optimieren und die Arbeit im Kontoumsatzassistenten beschleunigen. 

Schritt 1: Vorgeschlagenen Beleg kontrollieren und Zuordnung speichern

Setzen Sie den Filter im Kontoumsatzassistenten auf Unbearbeitet + Mit Beleg, so dass alle Umsätze mit grünem Fragezeichen aufgelistet sind, d. h. alle Umsätze zu denen ein passender Beleg gefunden wurde. Gehen Sie die Umsätze einen nach dem anderen durch und kontrollieren Sie, ob der richtige Beleg vorgeschlagen wird. Ist alles korrekt, speichern Sie den Umsatz und gelangen direkt zum nächsten Umsatz mit zugeordnetem Beleg. So gehen Sie die Liste bis zum Ende durch.

Sollte der vorgeschlagene Beleg nicht passen, wählen Sie bitte die Schaltfläche Beleg zuordnen und ordnen direkt den richtigen Beleg zu. Die Schaltfläche Löschen dient nicht der Aufhebung der vorgeschlagenen Zuordnung, sondern löscht den Kontoumsatz, z. B. bei fälschlicherweise doppelt vorhandenen Umsätzen.

 

Schritt 2: Kontoumsätze bearbeiten, denen kein Beleg zugeordnet werden muss

Setzen Sie den Filter im Kontoumsatzassistenten auf Unbearbeitet + Ohne Beleg. Es werden alle Umsätze angezeigt, die noch bearbeitet werden müssen und denen kein Beleg zugeordnet ist (rotes Durchfahrt-Verboten-Kennzeichen). Bearbeiten und speichern Sie nun alle Umsätze, zu denen kein Beleg zuzuordnen ist, weil zur regelmäßigen Buchung kein separater Beleg hinterlegt wird (z. B. regelmäßig wiederkehrender Einzug Rundfunkgebühren).

Umsätze, zu denen ein Beleg hinterlegt werden muss, sollten Sie in diesem Arbeitsschritt nicht speichern, sondern einfach überspringen, d. h. mit der Maus den nächsten Umsatz auswählen, der keinen Beleg benötigt.


Schritt 3: Belege den restlichen Kontoumsätzen manuell zuordnen

Aktualisieren Sie den Filter Unbearbeitet + Ohne Beleg, indem Sie kurz einen anderen Filter auswählen und dann zum Filter Unbearbeitet + Ohne Beleg zurückkehren. Dadurch erreichen Sie, dass die in Schritt 2 bereits gespeicherten Kontoumsätze nicht mehr angezeigt werden, da sie nicht „unbearbeitet“ sind. Nun werden nur noch die Kontoumsätze angezeigt, denen der Beleg manuell zuzuordnen ist.

Wechseln Sie nun über die entsprechende Schaltfläche in die Funktion Beleg zuordnen, ordnen Sie die Belege manuell zu und speichern Sie die Zuordnung über Speichern + Nächster. Die Einstellung des Filters in der vorherigen Anzeige garantiert, dass nach dem Speichern wieder ein Kontoumsatz vorgeschlagen wird, zu dem der Beleg noch fehlt. Es wird also direkt der nächste Kontoumsatz angezeigt, zu dem eine manuelle Zuordnung erfolgen muss.

Glückwunsch: Wenn Sie diesen Arbeitsschritt abgeschlossen haben, sind alle Kontoumsätze bearbeitet, zu denen Belege vorhanden sind bzw. keine Belege benötigt werden.

Können Sie einem Kontoumsatz noch keinen Beleg zuordnen, weil der Beleg noch nicht archiviert wurde, überspringen Sie den Umsatz mit der entsprechenden Schaltfläche. Er bleibt somit umbearbeitet und kann beim nächsten Mal verknüpft werden.