Der Anteil der Rechnungen, die Sie als E-Mail erhalten nimmt stetig zu. Paketen von Amazone z. B. liegt inzwischen selten noch eine Rechnung bei. Sie ist in einer der vielen E-Mails enthalten, die Sie zum Bestellvorgang von Amazone oder dem Händler bekommen. Und nach den Gesetzesvorgaben sind Sie verpflichtet, elektronisch erhaltene Rechnungen auch elektronisch zu archivieren – und zwar zeitnah und unveränderbar. Ein Ausdrucken und Abheften in Ihrem Belegordner entspricht somit nicht den Vorgaben. Auch die Ablage auf Ihrem PC in einem Verzeichnis Ihrer Wahl reicht nicht aus, denn Sie könnten die Datei theoretisch noch verändern. Mit der Archivierung in ADNOVA+ erfolgt eine Festschreibung, die genau diese Veränderbarkeit unterbindet.
Und die zeitnahe Ablage ist durch die direkte Übernahme aus Ihrem E-Mail-Programm in ADNOVA+ gut in die tägliche Arbeit einzubinden.
Wenn Sie per E-Mail erhaltene Rechnungen in ADNOVA+ archivieren möchten, ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob die Rechnung als Anhang an die E-Mail angehängt wurde oder ob die E-Mail selbst die Rechnung darstellt. Im ersten Fall müssen Sie nur den Anhang archivieren, nicht aber die E-Mail selbst. Sie ist mit dem Briefumschlag vergleichbar, in dem Sie Papierpost erhalten und den Sie umgehend im Papierkorb entsorgen. In der Regel handelt es sich bei den Anhängen um PDF-Dateien, die als solche direkt in ADNOVA+ archiviert werden können.
Stellt die E-Mail selbst die Rechnung dar, erkennen Sie dies daran, dass alle Vorgaben für Papierrechnungen auch in der E-Mail erfüllt sind. Z. B. muss neben dem Rechnungsbetrag auch das Rechnungsdatum, der Rechnungsteller, die USt-Identifikationsnummer usw. aufgeführt sein. Diese Rechnungen sind in der Regel im E-Mail-Format HTML, MSG.
Selbstverständlich können Sie in ADNOVA+ auch E-Mails mit Anhang archivieren. Dies empfiehlt sich immer dann, wenn sowohl im E-Mail-Text als auch im Anhang wichtige Informationen enthalten sind. Sinnvoll könnte dies z. B. bei einer E-Mail mit einem angehängten Vertragsentwurf sein, wobei im Mailtext noch Klärungspunkte und Zeitvorgaben aufgeführt sind.
Angehängte Rechnungen sollten allerdings immer direkt ohne die Mail archiviert werden. Nur so kann die Volltextsuche auch in der Rechnung greifen. Andernfalls würde sie nur den Mailtext durchsuchen. Zudem können Sie die an eine archiviere Mail angehängten Anhänge erst anzeigen lassen, wenn Sie die Mail extern zur Ansicht geöffnet haben - und Sie wollen ja die Rechnung sehen und nicht den Mailtext.
Zur Archivierung werden die Rechnungen in das Eingangsbelegbuch übernommen, das als Ablagezentrale die weitere Bearbeitung, z. B. die Überweisung per Girocode, und die finale Ablage inklusive Festschreibung ermöglicht.
Auf MAC-Systemen ist die Drag & Drop Möglichkeit nicht gegeben. Bitte gehen Sie in diesem Fall wie bei der Archivierung aus sonstigen E-Mail-Programmen vor. |
Bitte beachten Sie bei der Archivierung folgende Vorgabe des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): Grundsätzlich müssen eingehende elektronische Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
Möchten Sie Ausgangsdokumente in ADNOVA+ archivieren, z. B. einen Brief, den Sie an einen Geschäftspartner versendet haben, ist dafür das Ausgangsbelegbuch zu nutzen (Menüpunkt: Beleg und Kontoumsatz – Belegbuch – Ausgang Belegbuch). Speichern Sie einfach alle Dokumente im Importordner für das Ausgangsbuch (C:\Users\ADNOVA\Belege\Betriebsnummer XXXX\1_Ausgang). Beim nächsten Aufruf des Ausgangsbuchs in ADNOVA+ werden alle Belege importiert und können verschlagwortet und anschließend im Dokumentenmanagement archiviert werden.
In ADNOVA+ können Sie Dokumente wahlweise über das Belegbuch oder direkt im Dokumentenmanagement archivieren. Die Archivierung direkt im Dokumentenmanagement bietet sich für Ihre privaten Dokumente oder für betriebliche Dokumente an, die nicht als Belege für die Buchführung relevant sind. Alle Dokumente, die für die Buchführung relevant sind, sollten über das Belegbuch archiviert werden. In das Dokumentenmanagement können Sie ebenfalls direkt per Drag & Drop Dateien übernehmen oder sie in einem selbst definierten Ordner auf dem Desktop Ihres Rechners zwischenspeichern und dann importieren.