Scannen Sie Papierbelege zur Übernahme in das Belegbuch ein, werden die Inhalte soweit möglich automatisch erkannt, ausgelesen und in die Informationen zum Beleg übernommen. Der Erkennungsgrad hängt maßgeblich vom Scanner und den optimalen Einstellungen beim Scannen ab.

Empfehlungen bei der Neuanschaffung

Wir empfehlen bei der Neuanschaffung eines Scanners folgende Scanner-Eigenschaften zu beachten:

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf Grund der Vielzahl der am Markt verfügbaren Produkte an dieser Stelle keine Kaufempfehlung aussprechen.

Einrichtung des Scanners

Optimales Ergebnis erzielen

Für die automatische Texterkennung (OCR-Erkennung) von ADNOVA+, die es ermöglicht umfangreiche Informationen aus dem Beleg auszulesen und in die Verschlagwortung im Belegbuch zu übernehmen, ist das richtige Scannen maßgeblich. Je besser die OCR-Erkennung desto geringer der Nachbearbeitungsaufwand.

Bitte beachten Sie folgende Einstellungsempfehlungen für Ihren Scanner:

Richtiges Verzeichnis im Scanner angeben

In ADNOVA+ sind je Firma mindestens zwei Belegbücher vorhanden: ein Eingangsbelegbuch und ein Ausgangsbelegbuch. Zudem können Sie weitere Belegbücher anlegen.

Für jedes vorhandene Belegbuch müssen die Belege in ein eigenes Verzeichnis auf Ihrem Computer oder im Netz abgelegt werden, damit sie beim Aufruf des jeweiligen Belegbuchs korrekt automatisch importiert werden können. Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, sollten Sie Ihre Belege nach Firma und nach Eingangs- bzw. Ausgangsbeleg sortieren.

Um das richtige Importverzeichnis je Belegbuch korrekt im Scanner anzugeben, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Verfügt Ihr Scanner über die Möglichkeit, verschiedene Zielverzeichnisse zu hinterlegen (bei Avision-Scannern z. B. als Buttonmanager bezeichnet) und dabei zudem die Scanoptionen zu definieren, können Sie die Ablage in unterschiedlichen Verzeichnissen optimal gestalten.

Sollte ein Beleg im falschen Belegbuch gelandet sein, können Sie ihn über die Aktion Vorgang verschieben einfach an ein anderes Belegbuch übergeben.

Wichtige Hinweise

Scannen von mehrseitigen Dokumenten

Grundsätzlich ist zu empfehlen, nicht mehrseitig zu scannen. Das Belegbuch in ADNOVA+ bietet komfortable Möglichkeiten die Einzelseiten mehrseitiger Dokumente zusammenzuheften.

Möchten Sie jedoch mehrseitig scannen, z. B. weil Sie ein sehr langes Dokument einscannen, achten Sie bitte darauf, dass das Belegbuch, in welches das Dokument importiert werden soll, nicht geöffnet ist. Einige Scanner legen bereits zu Beginn des Scan-Vorgangs eine Datei an und ADNOVA+ beginnt automatisch mit dem Import der Datei, obwohl der Scan-Vorgang noch nicht beendet ist und noch nicht alle Seiten enthalten sind. Öffnen Sie das Belegbuch jedoch erst dann, wenn der Scan-Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei mit dem vollständigen Dokument automatisch eingelesen.

Scannen von Kassenbons

Auch Kassenbons, z. B. von Supermärkten oder Tankstellen, können Sie problemlos einscannen und weiter bearbeiten. Dabei ist zu beachten, dass pro Scan-Vorgang nur ein Bon eingescannt wird. Jeder Bon muss als eigener Beleg im Belegbuch in ADNOVA+ abgelegt werden. Auch bei Scannern mit Einzelblatteinzug sollten keine Klarsichthüllen verwendet und die Bons einzeln (nicht als Stapel, Staugefahr) eingelegt werden. Bei Nichtbeachtung dieser grundlegenden Empfehlungen werden beim Scan-Vorgang größere Dokumente in geringerer Qualität erzeugt, was zu einer schlechteren Texterkennung und erhöhtem Nachbearbeitungsaufwand führen kann.

Wenn ein Scanner das Dokument automatisch zuschneidet (empfohlen), müssen keine weiteren Hinweise beachtet werden. Sollte der Scanner das Dokument nicht automatisch zuschneiden, muss der Bon für eine automatische Erkennung so eingelegt werden, dass er im eingescannten Dokument oben links angeordnet ist.

  Und wenn Sie unterwegs sind, scannen Sie Bons einfach mit der App zu ADNOVA+ und übergeben sie direkt an das Belegbuch.