Anleitung für Unternehmer,
letzte Überarbeitung am: 05.07.2022 (ADNOVA+ 2022 vom März 2022)
Mit ADNOVA+ können Sie nicht nur Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen schreiben, sondern auch Angebote und Lieferscheine erstellen sowie Auftragsdokumente erfassen. Bevor Sie die erste Rechnung schreiben, sind einige grundlegende Einrichtungen für die Rechnungslegung (Fakturierung) vorzunehmen.
Im Folgenden haben wir für Sie alle dafür notwendigen Schritte zusammengestellt. Wir verzichten dabei auf die ausführliche Beschreibung jedes Eingabefeldes, sondern beschränken uns hier auf Inhalte, bei denen nach unseren Erfahrungen aus zahlreichen Schulungen häufig Fragen auftauchen.
Detaillierte Informationen zu jedem Eingabefeld finden Sie im Handbuch - Mein Schreibtisch - Fakturierung. Zudem steht auf den LAND-DATA Internetseiten ein Mitschnitt einer Online-Schulung zur Fakturierung zu Verfügung
Die Einrichtung der Fakturierung kann nur von Benutzern vorgenommen werden, denen im Berechtigungsmanagement die entsprechenden Rechte zugeordnet wurden. Für Mandanten einer Buchstelle schaltet der zuständige Sachbearbeiter die Rechte frei.
Begriffe
Zur Fakturierung werden Fachbegriffe verwendet, die Ihnen unter Umständen wenig geläufig sind. Damit Sie von Anfang an wissen, was sich hinter den in der Dokumentation verwendeten Begriffen verbirgt, hier eine kurze Aufstellung:
| ADNOVA+ | alternative Bezeichnung | Bedeutung |
|---|---|---|
| Fakturierung | Rechnungslegung | Bezeichnung der Funktion Unter dem Menüpunkt Einrichtung - Fakturierung sind alle notwendigen Funktionen zur Einrichtung sowie unter dem Menüpunkt Mein Schreibtisch - Fakturierung die eigentliche Fakturierung zusammengefasst. |
| Beleg | Rechnung | auch Fakturierungsbeleg, Oberbegriff für die verschiedenen Arten von Dokumenten, die im Rahmen der Fakturierung erstellt werden. Ein Beleg kann ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein, eine Rechnung, eine Mahnung oder eine Gutschrift sein. |
| Belegart | Dokumenttyp | Bei den Belegarten handelt es sich um die unterschiedlichen Arten von Belegen (Angebot, Rechnung....) |
| Produkt | Artikel | Eine Ware bzw. Dienstleistung, die Sie im Angebot haben. |
| Produktkatalog | Artikelliste | Liste aller Waren bzw. Dienstleistungen, die Sie im Angebot haben. |
| Produktbereich und Produktgruppe | Bei umfangreicheren Produktkatalogen empfiehlt es sich, die Produkte über Produktgruppen und Produktbereiche zu gliedern (Produktbereich Hofladen, Produktgruppe Marmelade, Produkt Erdbeermarmelade). | |
| Partner | Kunde | In ADNOVA+ können Sie unterschiedliche Partnertypen anlegen, z. B. Mandanten, Finanzämter, Banken und eben Kunden. |
| Fakturierungsbuch | Einstellungen zur Rechnungslegung | Im Fakturierungsbuch nehmen Sie übergreifende Einstellungen vor, z. B. ob Sie nur Rechnungen und Mahnungen schreiben oder auch Angebote. Des Weiteren werden hier grundlegende Angaben zu den Belegen hinterlegt, wie z. B. Vor- und Nachlaufzeilen. |
| Belegvorlage | Rechnungslayout | In der Belegvorlage hinterlegen Sie, wie eine Rechnung aussieht, z. B. indem Sie Ihr Briefpapier einscannen und die Positionen für die Kundenanschrift, die Grußformel usw. festlegen. Dabei ist für jede Belegart eine eigene Vorlage zu erstellen. |
| Position | Rechnungsposition | Ein Produkt, das in Rechnung gestellt/fakturiert werden soll, wird als Position in die Rechnung (oder eine andere Belegart) eingefügt. Je nach Belegart handelt es sich um einen Rechnungsposition, eine Angebotsposition usw. |
Wie gehen Sie bei der Einrichtung am besten vor?
1. Legen Sie Ihre Kunden als Partner an.
Um Belege für einen bestimmten Empfänger zu erstellen, ist dieser zunächst als Partner mit den grundlegenden Stammdaten anzulegen. Auf diese Stammdaten, z. B. die Adresse oder Bankverbindung, wird bei der Erstellung der Belege zurückgegriffen. Die Anlage der Partner erfolgt in der Partnerübersicht über die Schaltfläche Neu. Wählen Sie den Partnertyp Kunde. Anschließend ist festzulegen, ob ein neuer Geschäftspartner angelegt werden soll oder ob der Kunde einem bestehenden Geschäftspartner zuzuordnen ist. In der Regel ist zu einem Kunden ein neuer Geschäftspartner anzulegen. Es gibt aber auch Fälle, in denen der Kunde einem bestehenden Geschäftspartner zuzuordnen ist (s. Beispiel).
Beispiel:
Ihr Geschäftspartner Dirk Hollmann besitzt einen landwirtschaftlichen Betrieb, für den Sie Lohnarbeiten durchführen und eine Biogasanlage, für die er bei Ihnen Mais zukauft. Der Landwirtschaftsbetrieb Hollmann ist Ihr Kunde und die Biogasanlage Hollmann ein anderer. Um zu dokumentieren, dass beide Betriebe zum Unternehmer Dirk Hollmann gehören, sind sie diesem Geschäftspartner zuzuordnen.
Mindestangaben:
| Abschnitt | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Allgemein | Kunde: Den Partnertyp Kunde haben Sie bereits im vorherigen Feld ausgewählt. Er kann nicht verändert werden. Nummer: Die nächste freie Nummer wird vorgeschlagen. Sie können eigene Nummern vergeben und darüber Ihren Kundenstamm strukturieren. Geschäftspartner: Keine Eingabe notwendig. Status: Der Status Aktiv wird vorgeschlagen und sollte beibehalten werden. Firma: Bitte wählen Sie aus, bei welchen Ihrer Firmen der neue Partner Kunde ist. | ||||||
| Angaben zum Partner | Partnerart: Welche Partnerart Sie auswählen hat Einfluss auf die zu erfassenden Stammdaten, z. B. wird bei den Angaben zum Partner bei Unternehmen nicht der Name und Vorname sondern die Bezeichnung der Firma gefordert. Hier ist mindestens der Name bzw. die Bezeichnung des Partners zu erfassen. Die Angaben werden im Adressfeld der Belege ausgewiesen und in den Übersichten im Programm verwendet.
| ||||||
| Partnergruppe | Hier ist eine Eingabe nur notwendig, wenn Sie mit unterschiedlichen Partnergruppen arbeiten. Andernfalls wird automatisch die Standardpartnergruppe eingetragen. (Hintergrund Partnergruppe: Die Möglichkeit, mehrere Partnergruppen zu verwalten, ist eine Komfortfunktion für Unternehmen mit einer Vielzahl von Mitarbeitern, um die Zuteilung von Bearbeitungsrechten zu erleichtern.) | ||||||
| Kontoverbindung | Möchten Sie bei einem Kunden die Rechnungsbeträge per Lastschriftverfahren einziehen, ist hier die IBAN zu hinterlegen. |
2. Erstellen Sie die Belegvorlage
Durch die Belegvorlagen legen Sie das grundsätzliche Aussehen (Logo, Firmenanschrift, Kopf- und Fußzeile) der Belege fest. Die Vorlage wird bei der Erstellung der Belege herangezogen und um die Fakturierungsinformationen ergänzt. Für jede Belegart ist eine eigene Belegvorlage zu erstellen.
Möglichkeiten
| Logo | Ihr Logo binden Sie am einfachsten über die Hinterlegung Ihres Briefpapiers ein. Dafür benötigen Sie eine entsprechende PDF-Datei. Haben Sie Ihr Briefpapier in Word oder Excel erstellt, können Sie das Briefpapier als PDF abspeichern und die Datei dann in ADNOVA+ in die Belegvorlage einbinden. |
| Adresse | Ihre Absenderinformationen (Adresse, Telefon, E-Mail usw.) können Sie entweder in der Belegvorlage einpflegen oder Sie haben Sie bereits auf dem Briefpapier hinterlegt. |
| Bankverbindung | Möchten Sie Ihre Bankverbindung oben rechts auf den Belegen ausweisen, empfehlen wir die Pflege über die Belegvorlage. Soll die Bankverbindung in der Fußzeile ausgedruckt werden, bietet es sich hingegen an, die Angaben in die PDF-Datei Ihres Briefpapiers aufzunehmen. |
Die Erstellung einer Vorlage mit allen rechnungsrelevanten Inhalten in Word oder Excel und die anschließende Umwandlung in eine PDF-Datei, die dann in ADNOVA+ hinterlegt wird, ist ein häufig angewendetes Verfahren, um die Belegvorlagen einzurichten.
3. Legen Sie grundlegende Einstellungen zur Fakturierung fest (Fakturierungsbuch)
Die Einstellungen zur Fakturierung legen Sie im Fakturierungsbuch fest, z. B. welche Belegarten Sie benötigen (Lieferschein und Rechnung = ja, Auftrag = nein, usw.) Des Weiteren werden grundlegende Angaben zu den Belegen hinterlegt, wie z. B. Vor- und Nachlaufzeilen.
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Fakturierungsbücher je Firma zu führen. Genügt jedoch ein Fakturierungsbuch, empfehlen wir, das bereits angelegte Standardfakturierungsbuch zu verwenden und Ihren individuellen Anforderungen anzupassen.
Eingaben
| Abschnitt Allgemein - Unterabschnitt Erfassung - hier Produktbeschreibung/ USt-Schlüssel in Position anzeigen | Möchten Sie bei der Erfassung der Rechnungspositionen eine Produktbeschreibung um individuelle Informationen ergänzen, z. B. den Trockensubstanzgehalt bei einer Mais-Abrechnung, empfehlen wir, die Anzeige durch Setzen eines Hakens zu aktivieren. Andernfalls wäre bei der Erfassung der Position jeweils auf die maximierte Ansicht umzuschalten, um die Produktbeschreibung ändern zu können. Die Unterschiede zwischen minimierter bzw. maximierter Ansicht bei der Erfassung von Positionen sind im Handbuch - Belege erfassen näher erläutert |
| Abschnitt Allgemein - Unterabschnitt Archivierung - hier Einzelbelege beim Schreiben im ZUGFeRD-Format erstellen. | Wir empfehlen, hier einen Haken zu setzen, damit die Belege im ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) erstellt werden. Dabei wird zur PDF als Anhang eine xml-Datei erzeugt, die alle relevanten Informationen zur Rechnung in maschinenlesbarer Form enthält. Damit unterstützen Sie Ihre Kunden bei der weiteren Bearbeitung der Rechnung. |
| Abschnitt Belegarten | Wählen Sie nur die Belegarten aus, die Sie benötigen. Weitere Belegarten können Sie jederzeit nachträglich hinzufügen. Legen Sie zu jeder ausgewählten Belegart das Belegnummernformat fest und vergessen Sie nicht, die vorgesehene Belegvorlage zuzuordnen. |
| Abschnitt Zahlung - hier Giro-Code bei Zahlungen per Überweisung ausweisen | Setzen Sie einen Haken, wenn auf den Rechnungen, die nicht per Lastschrift eingezogen werden, der Giro-Code ausgedruckt werden soll. Verfügt der Rechnungsempfänger auf seinem Handy über die entsprechende Banking-Funktionalität, kann er diesen Giro-Code identifizieren und die Überweisung direkt anstoßen. Die dazu notwendigen Informationen werden über den Giro-Code bereitgestellt. Der Giro-Code wird auch auf Gutschriften und Mahnungen gedruckt. |
| Abschnitt Drucklayout - Unterabschnitt Beleginhalte - hier Spaltenauswahl bei den Positionen | Gewähren Sie Rabatte, ist die Anzeige der Rabatte auf den Belegen hier zu aktivieren. Ist die Anzeige der Spalte Rabatt % für den Belegtyp nicht aktiviert, können Sie zwar den Rabatt bei der Erfassung der Rechnungsposition erfassen, er wird auch im Betrag berücksichtigt, aber die Prozentangabe wird auf der Rechnung nicht ausgedruckt. Welche Rabatte wem gewährt werden, können Sie einzeln zum Partner bzw. Produkt festlegen. Natürlich können Sie die Rabatte auch bei der Erfassung der Positionen direkt bearbeiten. |
4. Hinterlegen Sie Ihren Produktkatalog
Im Produktkatalog sind alle durch Ihre Firma angebotenen Produkte bzw. Leistungen mit allen wichtigen Angaben für die Fakturierung enthalten. Neben den Preisen und Berechnungsregeln sind dies z. B. die Mengeneinheiten. Je nach Umfang Ihres Angebots ist bei der Erstellung des Produktkatalogs auf eine aussagekräftige Struktur zu achten. Für die Gliederung sind dabei die Produktgruppe und der Produktbereich zu berücksichtigen. Fakturieren Sie nur einige wenige Produkte, ist keine ausgefeilte Gliederung notwendig. Ordnen Sie in diesem Fall allen Produkten den Standardproduktbereich und die Standardproduktgruppe zu.
Beispiel:
Die programminterne Bezeichnung des Produkts wird in allen Übersichten verwendet und muss das Produkt für Sie eindeutig identifizieren. Auf der Rechnung für Ihre Kunden wird hingegen die Produktbeschreibung ausgedruckt, was Ihnen die Möglichkeit bietet, umfangreichere Angaben zum Produkt auszuweisen.
Ergänzende Hinweise aus der Praxis
| Was | Wann | Wie |
|---|---|---|
| besondere Mengeneinheiten | Die grundsätzlich auftretenden Mengeneinheiten wie Stück, kg, ha usw. sind in ADNOVA+ bereits hinterlegt. Nicht vorhandene Mengenangaben, wie z. B. Tage (für die Vermietung von Ferienwohnungen) können Sie manuell hinzufügen. | Einrichtung - Fakturierung - Mengeneinheit |
| Ablage der Belege | Die fakturierten Belege, d. h. die tatsächlich gedruckten Ausgangsbelege, werden automatisch im Dokumentenmanagement im Ordner Belege in den entsprechenden Registern abgelegt und tragen ein "A" in der Bezeichnung. Eingangsbelege, z. B. gescannte Rechnungen, werden in den gleichen Registern abgelegt und sind am "E" in der Bezeichnung zu erkennen. Belege, die sich noch in Erfassung befinden, sind nicht im Dokumentenmanagement zu finden, sondern nur in der Fakturierung als Vorschau anzusehen. Sofern Sie kein gesondertes Belegbuch für Ihre Belege angelegt und im Fakturierungsbuch ausgewählt haben, werden alle fakturierten (fertigen) Belege auch im Ausgangsbelegbuch angezeigt und stehen im Kontoumsatzassistenten für die Verknüpfung mit Ihren Kontoumsätzen zur Verfügung. |
Nutzung weiterführender Funktionen
Notwendige Angaben, wenn Sie mit dem Lastschriftverfahren arbeiten (Zahlungsdatei erstellen)
Möchten Sie mit dem Lastschriftverfahren arbeiten, sind in ADNOVA+ folgende Einstellungen notwendig:
| Einstellungen | Erläuterung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kontoverbindung | Menüpunkt Eirichtung - Fakturierung - Kontoverbindung Hinterlegen Sie hier die Kontoverbindungen Ihrer Firma. Diese Kontoverbindungen werden bei der Einrichtung des Fakturierungsbuchs zur Auswahl angeboten, wenn Sie festlegen auf welches Konto die Zahlungen beim Lastschriftverfahren fließen sollen (Auftraggeberkonto). | ||||||
| Einstellungen zum Fakturierungsbuch | Menüpunkt Einrichtung - Fakturierung - Fakturierungsbuch Abschnitt Zahlung
Unterabschnitt Zahlungskonditionen: Kontrollieren Sie die Texte für die Zahlungskonditionen bei Partnern mit Lastschriftverfahren. Unterabschnitt Verwendungszweck: Hinterlegen Sie die Texte, die bei der Erstellung der Zahlungsdatei als Verwendungszweck herangezogen werden sollen. | ||||||
| Partnerstammdaten | Menüpunkt Mein Schreibtisch - Kunden (oder Alle Partner) Abschnitt Kontoverbindung: Hier hinterlegen Sie die Kontoverbindungen des Kunden und die notwendigen Angaben zum Lastschriftmandat. Die Kontoverbindungen werden bei der Erstellung der Belege zur Auswahl vorgeschlagen, wobei eine nachträgliche Bearbeitung möglich ist. Vorgenommene Änderungen gelten dann allerdings nur für den aktuellen Beleg. Sie können die Kontoverbindungen einem Fakturierungsbuch zuordnen, so dass die Verbindungen nur bei Belegen, die in diesem Fakturierungsbuch erstellt werden, zur Auswahl angeboten werden. |
Notwendige Angaben, wenn Sie Fakturierungsdaten an ADNOVA finance übergeben möchten (Buchungsdatei erzeugen)
Möchten Sie Fakturierungsdaten an die Finanzbuchhaltung ADNOVA finance übergeben, sind in ADNOVA+ zusätzliche Einstellungen notwendig.
| Firmeneinrichtung | Menüpunkt Einrichtung - Firmeneinrichtung Abschnitt Allgemein
| ||||||
| Einstellungen zum Fakturierungsbuch | Menüpunkt Eirichtung - Fakturierung - Fakturierungsbuch Abschnitt Finanzbuchführung: Hier legen Sie die Einstellungen fest, die bei der Übergabe der Buchungsdatei benötigt werden, z. B. auf welche Konten gebucht werden soll. | ||||||
| Partnerstammdaten | Menüpunkt Mein Schreibtisch - Kunden ( oder Alle Partner) Abschnitt Fakturierung/Unterabschnitt Personenkonto: Hier legen Sie Personenkonten zum Partner fest, auf die bei einem Export der Buchungsdatei an die Buchführungssoftware ADNOVA finance die Buchungen für den Partner übertragen werden. Abschnitt Fakturierung/Abschnitt Abweichende Konten/Kostenstellen und Abweichende USt-Schlüssel: Hier können Sie für den einzelnen Partner spezielle Konten und Kostenstellen hinterlegen, die beim Export der Fakturierungsdaten verwendet werden sollen. Es sind ausschließlich die Konten und Kostenstellen einzurichten, die von den bei den Produkten bzw. in den Einstellungen zur Fakturierung hinterlegten Konten und Kostenstellen abweichen. | ||||||
| Produkt | Menüpunkt Eirichtung - Fakturierung - Produkt Zum Produkt sind weitere für die Übergabe der Fakturierungsdaten an eine Finanzbuchhaltung notwendige Angaben zu pflegen, z. B. welche Mengeneinheiten übergeben werden sollen und auf welche Aufwands- bzw. Erlöskonten gebucht werden soll. |