Im Produktkatalog sind alle von der Firma angebotenen Produkte bzw. Leistungen mit den Angaben für die Fakturierung enthalten. Es sind umfangreiche Angaben zu erfassen, die in die Abschnitte Allgemein, Produktbeschreibung, Fakturierungsdaten und Preisgruppen gegliedert sind. Ist der Produktkatalog so konfiguriert, dass Produktmengeneinheiten und/oder Anmerkungen verwendet werden sollen, werden diese Abschnitte ebenfalls angezeigt.
>> Einrichtung - Fakturierung - Produkt
Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Detailansicht. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und können direkt ein neues Produkt anlegen. Über die Schaltfläche Protokoll sehen Sie alle Änderungen, die an den Daten vorgenommen wurden.
Im Folgenden wird zu jedem Abschnitt jede einzelne Angabe beschrieben.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Geben Sie eine Produktnummer ein. Es sind bis zu sechsstellige Zahlen möglich. Wir empfehlen vor der Erstellung des Produktkatalogs eine Systematik für Produktnummern festzulegen. So ist über die Festlegung des zu berücksichtigenden Produktnummernbereichs bei der Erstellung von Auswertungen eine sinnvolle Eingrenzung möglich. Möchten Sie nachträglich eine Produktnummer ändern, ist dies über die Aktion Produktnummer ändern im Infobereich möglich. Um die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit zu wahren, sollten Produktnummern nur in begründeten Ausnahmefällen geändert werden. Die neue Produktnummer wird bei der Erfassung neuer Positionen verwendet. In bereits gespeicherten Positionen bleibt die vorherige Produktnummer bestehen. |
| Status | Wählen Sie den Status des Produktes aus. Zur Auswahl stehen: Aktiv und Inaktiv. Setzen Sie das Produkt auf Aktiv, wenn es für die Fakturierung zur Verfügung stehen soll. |
| Bezeichnung | Geben Sie eine Produktbezeichnung ein. Unter dieser Kurzbezeichnung wird das Produkt in der Produktübersicht und bei der Fakturierung zur Auswahl aufgelistet. |
| Ausweis der Produktnummer auf dem Beleg unterdrücken. | Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Produktnummer auf den Belegen nicht ausgewiesen werden soll. |
Produktbeschreibung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Geben Sie hier die Beschreibung des Produktes ein, die auf der Rechnung erscheinen soll. Dabei können Platzhalter verwendet werden. Um Platzhalter einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Platzhalter und wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus. Bestätigen Sie mit OK um den Platzhalter in das Eingabefeld zu übernehmen. |
| Produktgruppe | Produktgruppen dienen der Strukturierung des Produktkatalogs. Sie werden im Menüpunkt Einrichtung - Fakturierung - Produktgruppe hinterlegt und können hier aus der Liste ausgewählt werden. Behalten Sie die vorgeschlagene Standardgruppe bei, wenn Sie nicht mit Produktgruppen arbeiten möchten. Jede Produktgruppe ist einem übergeordneten Produktbereich zugeordnet, über den gesteuert werden kann, welche Produkte in welchem Fakturierungsbuch angeboten werden. |
| Produktbereich | In diesem Feld wird der Produktbereich angezeigt, der der zuvor ausgewählten Produktgruppe zugeordnet ist. Da Sie einen Produktbereich einem Fakturierungsbuch zuordnen können, ist es möglich anhand des Produktbereichs zu steuern, welche Produkte in welchem Fakturierungsbuch zur Verwendung angeboten werden. |
| Die folgenden Felder zur Menge werden nicht angezeigt, wenn in der Konfiguration des Produktkatalogs hinterlegt ist, dass auf den Belegen mehrere Mengeneinheiten ausgewiesen werden sollen. | |
| Mengeneinheit | Wählen Sie hier die Mengeneinheit, die bei der Berechnung des zu fakturierenden Betrags herangezogen werden soll, aus der hinterlegten Liste aus. Welche Mengeneinheiten zur Auswahl stehen, wird im Menüpunkt Einrichtung - Fakturierung - Mengeneinheit gesteuert. Alle in ADNOVA finance verwendeten Mengen sind bereits eingerichtet. |
| Mengenart | Dieses Feld informiert darüber, ob es sich um eine Stückmenge oder eine Gewichtsmenge handelt. Die Mengenart wird bei der Einrichtung der Mengeneinheiten zur Mengeneinheit hinterlegt und hier angezeigt. |
| für den Fibu-Export | Setzten Sie hier einen Haken, wenn die Menge beim Export von Buchungen aus der Fakturierung an ADNOVA finance oder ein Fremdprodukt mit übergeben werden sollen. |
Produktmengeneinheiten (wenn aktiviert)
Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn die Verwendung von Produktmengeneinheiten im Produktkatalog konfigurieren aktiviert wurde.
In diesem Abschnitt können Sie mehrere Mengeneinheiten eintragen und dabei steuern, welche Mengeneinheit bei der Berechnung des zu fakturierenden Betrags herangezogen wird und welche Mengeneinheiten beim Export an eine Finanzbuchhaltung berücksichtigt werden sollen (z. B. Stück und Gewicht). Sind bereits mehrere Mengeneinheiten hinterlegt, werden diese in einer Übersicht aufgelistet. Aus der Übersicht heraus können Sie mit Neu weitere Mengeneinheiten hinzufügen, mit Bearbeiten bestehende Mengeneinheiten ändern und mit Löschen Mengeneinheiten löschen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Faktor | Hier steuern Sie z. B. bei Gebinden die für die Finanzbuchhaltung notwendige Umrechnung auf Stück und Menge. Haben Sie als ersten Eintrag in der Übersicht über die Produktmengeneinheiten z. B. die Mengeneinheit Sack hinterlegt und werden in diesem Sack 5 kg Kartoffeln verkauft, ist hier der Faktor 5 zu erfassen und im folgenden Feld die Mengeneinheit kg zu wählen. Bei der Bereitstellung für die Finanzbuchhaltung werden somit 5 kg berücksichtigt, sofern die Mengeneinheit für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung gekennzeichnet wurde. |
| Mengeneinheit | Wählen Sie hier die Mengeneinheit aus der hinterlegten Liste aus, die (zusätzlich) berücksichtigt werden soll. |
| für die Berechnung | Es handelt sich um ein Informationsfeld. In der zuerst eingetragenen Mengeneinheit ist dieses Feld angehakt, weil diese Mengeneinheit bei der Berechnung herangezogen wird. Bei den folgenden Einträgen ist eine Aktivierung nicht möglich. |
| Mengenart | Dieses Feld informiert darüber, ob es sich um eine Stückmenge oder eine Gewichtsmenge handelt. Die Mengenart wird bei der Einrichtung der Mengeneinheiten zur Mengeneinheit hinterlegt und hier angezeigt. |
| für den Fibu-Export | Setzten Sie hier einen Haken, wenn diese Menge beim Export an ADNOVA finance oder eine sonstige Finanzbuchaltung mit übergeben werden sollen. Es können je eine Gewichts- und einen Stückmenge exportiert werden. |
| Eingabe | Aktivieren Sie das Kästchen, wenn bei der Erfassung der Positionen die Eingabe der Menge in dieser Mengeneinheit möglich sein soll. |
| Ausgabe | Aktivieren Sie das Kästchen, wenn die Menge auf den Belegen ausgegeben werden soll. |
In der Übersicht ist zu erkennen, welche Menge der Berechnung zugrunde liegt, um welche Mengenart es sich handelt, ob die Menge beim Export berücksichtigt wird, ob sie bei der Erfassung von Positionen eingebbar ist und ob sie auf den Belegen ausgewiesen wird.
Anmerkungen (wenn aktiviert)
Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn die Verwendung von Anmerkungen im Produktkatalog konfigurieren aktiviert wurde.
Hinterlegen Sie hier Anmerkungen zum Produkt, die Sie bei der Fakturierung auswählen möchten, z. B. die Sortenbezeichnungen bei Kartoffeln. Durch diese Funktion müssen Sie nicht für jede Sorte ein Produkt im Produktkatalog anlegen. Es genügt z. B. das Produkt Kartoffeln einzurichten und bei der Angebots- bzw. Rechnungserstellung dann aus den Anmerkungen zum Produkt die Sortenbezeichnung auszuwählen.
Sind bereits Anmerkungen hinterlegt, werden diese in einer Übersicht aufgelistet. Aus der Übersicht heraus können Sie mit Neu weitere Anmerkungen hinzufügen, mit Bearbeiten bestehende Anmerkungen ändern und mit Löschen Anmerkungen löschen.
Fakturierungsdaten
In den Fakturierungsdaten legen Sie fest mit welchen Vorgaben, z. B. Menge x Einzelpreis, das Produkt bei der Fakturierung vorgeschlagen wird. Zudem können Vorgaben zur Verbuchung zum Produkt hinterlegt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Fakturierungsart | Legen Sie die Fakturierungsart zu diesem Produkt fest. Zur Auswahl stehen: Einzelfakturierung, Abschlag/Vorschuss und Mitgliedsbeitrag. |
| Berechnungsregeln | Legen Sie die Berechnungsregel zum Produkt fest. Je nach ausgewählter Berechnungsregel, z. B. Menge x Einzelpreis, Staffelpreise oder Berechnung nach StBVV, sind unterschiedliche Angaben notwendig. Zur Detailbeschreibung der Berechnungsregeln... |
Preisgruppen (nicht bei Abrechnung gemäß StBVV)
Über Preisgruppen können Sie steuern, dass für unterschiedliche Partner unterschiedliche Preise herangezogen werden, z. B. um im Preiskatalog eines Hofladens abzubilden, dass Unternehmen aufgrund der höheren Abnahmemenge die Produkte zu anderen Preisen erhalten als Privatpersonen. In den Angaben zum Partner hinterlegen Sie, welcher Preisgruppe er angehört. Bei der Fakturierung des Produktes wird je nach Angabe zum Partner der Preis gemäß zugeordneter Preisgruppe fakturiert. Preisgruppen können bei der Abrechnung gemäß StBVV nicht verwendet werden.
Welche Preisgruppen Sie verwenden können, ist im Menüpunkt Preisgruppen festzulegen. Im Abschnitt Preisgruppen geben Sie an, welche abweichenden Preise, Beträge oder Gebühren für die eingerichteten Preisgruppen gelten. Welche Angaben dazu im Einzelnen notwendig sind, hängt von der dem Produkt zugeordneten Berechnungsregel ab. Die Erläuterung der Angaben finden Sie daher bei den Berechnungsregeln.