Im Menüpunkt Zahlungsvorgänge nehmen Sie Ihre Überweisungen direkt aus ADNOVA+ per Online-Banking vor. Zu allen Eingangsrechnungen, die Sie im Belegbuch für die Überweisung gekennzeichnet haben, ist hier ein entsprechender Zahlungsvorgang aufgelistet und die Zahlung kann ausgeführt werden. Zudem ist es möglich, Überweisungen unabhängig von einem Beleg direkt zu erfassen und durchzuführen.
Mein Schreibtisch - Zahlungsvorgänge
Bereits durchgeführte Überweisungen können Sie jederzeit erneut ansehen sowie ein Zahlungsprotokoll dazu erstellen. Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen das Recht zur Nutzung des Zahlungsverkehrs erteilt wurde. Auf die Zahlungsvorgänge eines Mandanten hat die Buchstelle/Steuerberatungskanzlei keinen Zugriff.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
- Online-Banking wurde für das Konto bei der Bank bereits eingerichtet/wird bereits verwendet
Recht zur Nutzung des Zahlungsverkehrs in ADNOVA+ wurde vom Systemverantwortlichen in der Buchstelle erteilt
- Kontoverbindung wurde in ADNOVA+ eingerichtet
- In den Einstellungen zum Belegbuch ist angegeben, dass der Zahlungsassistent benutzt werden soll. Andernfalls können Sie im Belegbuch keinen Beleg zur Überweisung kennzeichnen und sich somit den dazugehörigen Zahlungsvorgang vorschlagen lassen.
Überweisen
Rechnungen überweisen, die als Beleg in ADNOVA+ vorhanden sind
Zu allen Eingangsrechnungen oder Mahnungen (s. Vorgangsart im Eingangsbelegbuch), bei denen Sie im Belegbuch als Zahlungsart Überweisung ausgewählt haben und als Aufgabe Überweisen eingetragen haben, ist ein offener Zahlungsvorgang in der Übersicht aufgelistet. Die notwendigen Angaben wie Name des Empfängers, IBAN usw. werden aus dem Belegbuch automatisch übernommen. Über Zahlung ausführen starten Sie den Überweisungsvorgang, wählen Ihr Konto aus und melden sich mit Ihren Zugangsdaten bei Ihrer Bank an. Anschließend wählen Sie das TAN-Verfahren aus und geben die Überweisung - wie von Ihrem Online-Banking gewohnt - frei.
Der Ablauf im Einzelnen:
- Öffnen Sie den Menüpunkt Mein Schreibtisch - Zahlungsvorgänge.
- Markieren Sie einen Zahlungsvorgang.
- Über Zahlung ausführen starten Sie den Assistenten, der Sie durch die Zahlung führt.
- Wählen Sie das Konto, von dem aus die Überweisung durchgeführt werden soll (Auftraggeberkonto).
Melden Sie sich bei Ihrer Bank an, indem Sie Ihre Zugangsdaten eingeben. Sind Sie bereits angemeldet, z. B. weil Sie schon eine Überweisung durchgeführt haben, ist keine erneute Anmeldung notwendig. Sie können die Zugangsdaten zur Kontoverbindung speichern (Haken vor Zugangsdaten speichern). In diesem Fall bleiben Sie solange angemeldet, wie die Übersicht über die Zahlungsvorgänge geöffnet ist. Speichern Sie die Zugangsdaten nicht, läuft die Sitzung abhängig von der jeweiligen Bank nach dem Timeout, spätestens aber nach 20 Minuten, ab.
- Wählen Sie das TAN-Verfahren aus, welches Sie mit Ihrer Bank vereinbart haben.
- Nach der TAN-Auswahl haben Sie die Möglichkeit den Kontostand abzurufen. Mitunter kann dafür die Authentifizierung per TAN erforderlich sein, wenn Ihre Bank dies verlangt.
Im unteren Bereich können Sie die Angaben zur Überweisung noch einmal prüfen. Mit Starten gelangen Sie zum nächsten Schritt, der TAN-Eingabe.
- Nach Eingabe der TAN wird die Überweisung ausgeführt. Das Zahlungsprotokoll zu dieser Überweisung können Sie im Dokumentenmanagement archivieren.
- Im Belegbuch wird die Aufgabe auf den Status Abgeschlossen gesetzt und so gekennzeichnet, dass die Überweisung erfolgt ist.
Überweisungen erfassen
Sie können eine Überweisung auch direkt eingeben, z. B. um Geld an ein privates Konto zu überweisen. Diese Möglichkeit öffnen Sie über die Schaltfläche Neue Überweisung.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Name des Empfängers | Sie können den Namen des Empfängers eingeben oder über Konto wählen aus den hinterlegten Partnern den Empfänger auswählen. Ist zum Partner die Bankverbindung erfasst, werden die IBAN, die BIC und die Bank übernommen.
|
| IBAN des Empfängers | Geben Sie die IBAN des Empfängers ein. |
| BIC des Empfängers | Die BIC wird nach Eingabe der IBAN ermittelt und angezeigt. |
| Bank des Empfängers | Die Bankbezeichnung wird nach Eingabe der IBAN ermittelt und angezeigt. |
| Betrag | Hier ist der Überweisungsbetrag einzugeben. |
| Verwendungszweck | Hier kann der Verwendungszweck eingegeben werden. |
| Fälligkeitsdatum | Hier können Sie das Fälligkeitsdatum erfassen. Ist ein Datum erfasst, erkennen Sie über entsprechende Ampelsymbole in der Übersicht auf einen Blick die Überweisungen, die in Kürze fällig sind. |
| Ausführungsdatum | Keine Eingabe möglich. Bei ausgeführten Überweisungen wird das Ausführungsdatum angezeigt. |
| Schaltflächen | Erläuterung |
| Speichern | Mit Speichern speichern Sie den Zahlungsvorgang. Er ist damit in der Übersicht aufgelistet und kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden. |
| Zahlung ausführen [ALT+Z] | Über diese Schaltfläche starten Sie den Assistenten, der Sie durch die Anmeldung bei Ihrer Bank und den Überweisungsvorgang führt. Ihre Eingaben zum Zahlungsvorgang werden dabei gespeichert. |
| Neue Überweisung [ALT+N] | Klicken Sie auf Neue Überweisung, wenn Sie eine Überweisung ohne Beleg durchführen möchten. |
| Löschen | Klicken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Zahlungsvorgang unwiderruflich zu löschen. |
| Duplizieren | Unterscheidet sich ein neu zu erfassender Zahlungsvorgang nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Zahlungsvorgang, empfiehlt es sich, diesen Eintrag zu duplizieren. Wählen Sie den vorhandenen Zahlungsvorgang aus und bestätigen Sie mit Duplizieren [Alt+U]. |
| Abbrechen | Über diese Schaltfläche können Sie die Erfassung bzw. Bearbeitung eines Zahlungsvorgangs abbrechen. |
| Archivieren | Hierüber können Sie zu ausgeführten Zahlungen das Zahlungsprotokoll in der Firmenakte im Dokumentenmanagement archivieren. Dabei wird das Dokument nicht für die Buchstelle/Kanzlei freigegeben. Haben Sie das Zahlungsprotokoll bereits archiviert (z. B. bei der Überweisung), können Sie es über die Aktion Zahlungsprotokoll öffnen anzeigen. |
Mehr zur Übersicht
Entsprechende Ampelsymbole weisen Sie in der Übersicht auf Überweisungen hin, die in Kürze fällig sind, sofern das Fälligkeitsdatum mit angegeben ist. Im Infobereich werden zu den Auftraggeberkonten die Kontostände angezeigt, die bei der letzten Aktualisierung im Assistenten abgerufen wurden. Möchten Sie die aktuellsten Kontostände sehen, rufen Sie bitte den Assistenten auf und führen eine Aktualisierung durch.
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Status | Über dieses Filterfeld unterscheiden Sie zwischen offenen Zahlungsvorgängen (Status Offen) und Überweisungen, die bereits ausgeführt wurden (Status Ausgeführt). |
Fällig bis bzw. Ausgeführt ab | Bei offenen Zahlungsvorgängen können Sie die Anzeige auf Zahlungen eingrenzen, die in den nächsten 3 Tagen, den nächsten 7 Tagen oder erst später fällig sind. Möchten Sie auf einen anderen Fälligkeitszeitraum eingrenzen, ist dies über die Eingabe des Datums im nebengelagerten Feld möglich. Bei ausgeführten Zahlungen können Sie auf Zahlungen ab einem bestimmten Datum eingrenzen. |
| Konto | Hier können Sie auf alle Zahlungsvorgänge eingrenzen, die von einem bestimmten Konto überwiesen wurden bzw. werden sollen. |
| Belegbuch | Hier können Sie ein Belegbuch auswählen und so auf Zahlungsvorgänge eingrenzen, die aufgrund eines Belegs aus diesem Belegbuch aufgelistet sind. |
| Suche | Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten. |
Häufige Fragen
Kann ich auch Sammelüberweisungen durchführen?
Die Überweisung wird als Einzelüberweisung durchgeführt. Möchten Sie Sammelüberweisungen durchführen, nutzen Sie dafür bitte die Aktion Zahlungsdatei erstellen oder erstellen Sie die Zahlungsdatei direkt aus dem Belegbuch heraus.
Kann ich vor der Freigabe die Überweisung noch einmal kontrollieren, z. B. den Betrag?
Ja, im Assistenten, der Sie durch die Zahlung führt, haben Sie an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, sich die Angaben zur Überweisung anzeigen zu lassen.
Sieht mein Sachbearbeiter in der Buchstelle meine Zahlungsvorgänge?
Nein, Ihr Schabearbeiter in der Buchstelle hat keinen Zugriff auf die Zahlungsvorgänge. Archivierte Zahlungsprotokolle sind nicht für die Buchstelle freigegeben.
Muss ich nach der Zahlung den Beleg im Belegbuch noch als überwiesen kennzeichnen?
Nein, nach der Zahlung wird im Belegbuch der Aufgabenstatus des Belegs automatisch auf Abgeschlossen gesetzt.