HEA: zu überarbeiten Die Vorgangsart wird im Postbuch und bei der Fristen-/Terminkontrolle für die Bezeichnung und Steuerung der verschiedensten Vorgänge herangezogen.
Änderungen an Vorgangsarten können nur von Benutzern vorgenommen werden, denen dieses Recht unter Berechtigungen - Einstellungen Firma erteilt wurde.
Vorgangsartübersicht
- Übersicht: Aus der Übersicht heraus können Sie Vorgangsarten neu anlegen, bearbeiten, duplizieren oder löschen.
- Neu: Klicken Sie auf Neu, um eine Vorgangsart neu anzulegen. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Vorgangsart.
- Bearbeiten: Wählen Sie in der Übersicht die Vorgangsarten aus, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf Bearbeiten oder führen Sie einen Doppelklick aus. Sie gelangen zur Erfassung der Angaben zur Vorgangsart.
- Duplizieren: Wenn Sie eine neue Vorgangsart anlegen möchten, welche sich nur geringfügig von einer bereits vorhandenen Vorgangsart unterscheidet, bietet es sich an, die Vorgangsart zu duplizieren. Über Duplizieren wird der gerade markiert Eintrag mit allen Angaben dupliziert. Der Bezeichnung wird Kopie von vorangestellt. Ändern Sie die Bezeichnung und die abweichenden Angaben und wählen Sie Speichern, um die neue Vorgangsart hinzuzufügen.
- Löschen: Wählen Sie in der Übersicht die zu löschende Vorgangsart aus und klicken Sie auf Löschen. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird die Vorgangsart endgültig gelöscht.
- Infobereich: Im Infobereich rechts können Sie einen Kommentar zur Vorgangsart einfügen.
- Suche: Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
Details
Zur Vorgangsart müssen umfangreiche Angaben erfasst werden, die in die Abschnitte Allgemein, Austragung im Fristenbuch und Pflichtfelder gegliedert sind. Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Detailansicht. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und können direkt eine neue Vorgangsart anlegen.
Im Folgenden wird zu jedem Abschnitt jede einzelne Angabe beschrieben.
Allgemein
| Eingabefelder | Erläuterung |
|---|---|
| Vorgangsart-Nr. | Jede Vorgangsart muss mit einer Nummer versehen werden. Die Nummern 1 bis 999 sind für Vorgaben des Programms reserviert und für die Bearbeitung gesperrt. Für eigene Angaben steht Ihnen der Nummernbereich ab 1000 zur Verfügung. In der Übersicht ist in der Spalte Herkunft dokumentiert, ob der Eintrag durch ADNOVA+ vorgegeben oder eigens angelegt wurde. |
| Kategorie | Sie können die Vorgangsarten über Kategorien gliedern. Zur Auswahl stehen: Steuern und Buchführung; Termin; Aufgaben/Wiedervorlage. |
| Bezeichnung | Geben Sie hier die Bezeichnung der Vorgangsart ein. |
| Beschreibung | Sie können zur Vorgangsart eine Beschreibung hinterlegen. |
| Sachgebiet | Sie können auswählen, welchem Sachgebiet der Vorgang zuzuordnen ist. |
| Frist | Ist mit der Vorgangsart eine Frist zur Wiedervorlage verbunden, so tragen Sie bitte hier die Frist ein. Die zur Verfügung stehenden Fristen sind unter Einstellungen - Firma - Allgemein - Frist hinterlegt. |
| 3-Tage-Regel | Setzen Sie einen Haken in das Kästchen, wenn für den Vorgang die 3-Tage-Regel angewandt werden soll. |
| Erfassung VZ inkl. M/Q/J | Setzen Sie einen Haken in das Kästchen, wenn für den Vorgang die Erfassung des VZ inklusive Monats-/Quartals-/Jahresangabe erfolgen soll. |
| Erfassung trotz Einschränkung | Wird diese Option ausgewählt, steht diese Vorgangsart im Postbuch auch Benutzern zur Verfügung, für die eine eingeschränkte Erfassung von Posteingängen/Postausgängen festgelegt ist (Berechtigungsmanagement - Berechtigungen Postbücher). |
| Vorbelegung Zustellungsart | Wählen Sie aus, welche Zustellungsart bei der Erfassung eines Vorgangs vorgeschlagen werden soll. Die zur Verfügung stehenden Zustellungsarten sind unter Einstellungen - Firma - Allgemein - Zustellungsart hinterlegt. |
| Vorbelegung Status | Wählen Sie aus, welcher Status bei der Erfassung eines Vorgangs vorgeschlagen werden soll. Die zur Verfügung stehenden Vorgaben sind unter Einstellungen - Firma - Allgemein - Status Vorgangsart hinterlegt. |
| Absender/Empfänger | Legen Sie fest, wer standardmäßig als Absender bzw. Empfänger vorgeschlagen werden soll. |
| Postein-/ausgang | Bestimmen Sie, ob der Vorgang dem Posteingang oder Postausgang zugeordnet werden soll. |
| Bearbeiterschlüssel | Legen Sie fest, welcher Art Sachbearbeiter der Vorgang zuzuordnen ist. |
Austragung im Fristenbuch
| Eingabefelder | Erläuterung |
|---|---|
| Vorgangsart | Geben Sie an, welcher Vorgang durch die aktuell erfasste Vorgangsart aus dem Fristenbuch ausgetragen werden soll. |
| Erledigung, Einspruch, Klage | Weiterhin erfassen Sie zum Austrag, ob es sich um eine Erledigung, einen Einspruch oder eine Klage handelt. |
| Manuell | Wird die Option Manuell ausgewählt, kann ein(e) vorhandene(ner) Frist/Termin im Bereich Fristen-/Terminkontrolle ausgetragen werden. |
Pflichtfelder
Zu jedem Vorgang kann festgelegt werden, welche Felder bei der Erfassung im Postbuch bzw. in der Fristen-/Terminkontrolle Pflichtfelder sind. So kann sicher gestellt werden, dass bei der Aufnahme der Postein-/ und Postausgänge alle in der Kanzlei benötigten Informationen erfasst werden. Bitte markieren Sie die gewünschten Felder mit der Maus.
Die Pflichtfelder zu den vom Programm vorgegebenen Vorgangsarten können nicht geändert werden.