In diesem Menüpunkt definieren Sie die Vorgangsarten, die Sie im Belegbuch zur freien Ablage von Dokumenten und/oder für die Organisation Ihrer Fristen und Termine benötigen. Auf die hier definieren Vorgangsarten greifen Sie z. B. zu, wenn Sie im Belegbuch zu einem Dokumenteneingang bzw. -ausgang eine Frist eintragen. Zudem können Sie über entsprechende Vorgangsarten den Ablageort von Dokumenten aus dem Belegbuch heraus steuern. Die Vorgangsarten für die Archivierung der Belege sind bereits vorgegeben (Nummern 1 bis 8).
Die Übersicht zeigt die bereits angelegten Vorgangsarten. Aus der Übersicht heraus können Sie neue Vorgangsarten anlegen, bestehende eigene Vorgangsarten bearbeiten oder Vorgangsarten duplizieren bzw. löschen. Die Nummern 1 bis 99 sind für Vorgaben reserviert und für die Bearbeitung gesperrt. Diese Vorgangsarten können nur angezeigt oder über Duplizieren als Grundlage für die Erstellung neuer Vorgangsarten verwendet werden.
Änderungen an Vorgangsarten können nur von Benutzern vorgenommen werden, denen dieses Recht unter Berechtigungen - Einstellungen Firma erteilt wurde.
Vorgangsarten definieren
Zur Vorgangsart müssen umfangreiche Angaben erfasst werden, die in die Abschnitte Allgemein, Austragung im Fristenbuch und Pflichtfelder gegliedert sind. Klicken Sie auf den Titel um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern + Schließen speichern Sie die Angaben und verlassen die Detailansicht. Mit Speichern + Neu speichern Sie die Angaben und können direkt eine neue Vorgangsart anlegen.
Im Folgenden wird zu jedem Abschnitt jede einzelne Angabe beschrieben.
Allgemein
| Eingabefelder | Erläuterung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Nummer | Jede Vorgangsart muss mit einer Nummer versehen werden. Die Nummern 1 bis 99 sind für Vorgaben des Programms reserviert und für die Bearbeitung gesperrt. Für eigene Angaben steht Ihnen der Nummernbereich ab 100 zur Verfügung. In der Übersicht ist in der Spalte Herkunft dokumentiert, ob der Eintrag durch ADNOVA+ vorgegeben oder eigens angelegt wurde. | ||||
| Bezeichnung | Geben Sie hier die Bezeichnung der Vorgangsart ein. | ||||
| Beschreibung | Sie können zur Vorgangsart eine Beschreibung hinterlegen. | ||||
| Belegbuchein-/ausgang | Hier können Sie festlegen, ob diese Vorgangsart nur im Eingangsbelegbuch oder im Ausgangbelegbuch zur Verfügung stehen soll. Nehmen Sie keine Auswahl vor, steht die Vorgangsart sowohl in Eingangs- als auch in Ausgangsbelegbüchern zur Verfügung. | ||||
| Typ | Über den Typ legen Sie fest, ob Sie die Vorgangart für die Organisation Ihrer Fristen und Termine benötigen oder für die Ablage der Dokumente am im Vorgang hinterlegten Ort. Zu einzelnen Belegbüchern können Sie definieren, welche Typen von Vorgangsarten im Belegbuch zur Verfügung stehen sollen. Je nach gewähltem Typ müssen in den weiteren Abschnitten unterschiedliche Angaben erfasst werden.
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Ablageort Dokumentenmanagement (nur bei Einfacher Vorgangsart)
Geben Sie hier den Ablageort an, in dem ein Dokument, dem dieser Vorgang im Belegbuch zugeordnet wird, bei der Festschreibung abgelegt werden soll. Es können nur bereits im Dokumentenmanagement angelegte Ordner/Register ausgewählt werden.
| Eingabefelder | Erläuterung |
|---|---|
| Akte | Geben Sie hier die Akte an. Dokumente können in der Firmenakte und in den Partnerakten abgelegt werden. Buchstellen haben auch die Möglichkeit, Dokumente in den Firmenakten der Mandanten abzulegen. |
| Ordner | Geben Sie hier den Ordner an, in den ein Dokument, dem dieser Vorgang im Belegbuch zugeordnet wird, bei der Festschreibung abgelegt werden soll. |
| Register | Geben Sie hier das Register an, in dem ein Dokument, dem dieser Vorgang im Belegbuch zugeordnet wird, bei der Festschreibung abgelegt werden soll. |
| Freigeben für Kanzlei/Buchstelle bzw. Mandant | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn es sich um die Firmenakte eines Unternehmens handelt bzw. um die externe Firmenakte eines Mandanten. In diesem Fall können Sie hier festlegen, ob das Dokument nach der Ablage für den jeweils anderen Partner sichtbar ist. Diese Einstellung kann nicht im Belegbuch geändert werden, sondern nur im Anschluss an die Festschreibung direkt im Dokumentenmanagement über die Aktion Einstellungen ändern.. |
Fristen-/Terminbuch (nur bei Erweiterter Vorgangsart)
| Eingabefelder | Erläuterung |
|---|---|
| Ein-/Austragung | Sie können auswählen, ob mit diesem Vorgang eine Eintragung oder Austragung in der Fristen- und Terminkontrolle verbunden ist. |
| Frist | Ist mit der Vorgangsart eine Frist zur Wiedervorlage verbunden, so tragen Sie bitte hier die Frist ein. Die zur Verfügung stehenden Fristen sind unter Fakturierung - Einstellungen - Firma - Frist hinterlegt. |
| 3-Tage-Regel | Dieses Feld steht nur bei der Eintragung zur Verfügung. Setzen Sie einen Haken in das Kästchen, wenn für den Vorgang die 3-Tage-Regel angewandt werden soll. |
| Kennzeichnung setzten | Dieses Feld steht nur bei der Austragung zur Verfügung. Sie können festlegen, dass ein bestimmtes Kennzeichen bei Verwendung dieser Vorgangsart vorgeschlagen wird. Zur Verfügung stehen: Erledigt, Einspruch, Klage. |
Festlegung/Vorbelegung/Pflichtfelder
| Eingabefelder | Erläuterung |
|---|---|
| Festlegung | Diese Möglichkeit besteht nur bei Erweiterten Vorgangsarten. Hier können Sie festlegen, dass die Vorgangsart nur dann zur Verfügung steht, wenn im Belegbuch die ausgewählten Sachgebiete berücksichtigt werden sollen. Diese Funktion kann dann sinnvoll sein, wenn viele Belegbücher mit unterschiedlichen Aufgaben in der Firma verwendet werden. |
| Vorbelegung | Hier können Sie hinterlegen, dass bestimmte Felder bei Verwendung des Vorgangs bereits mit den eingegebenen Angaben gefüllt sind. Sie können die Felder bei der Bearbeitung im Belegbuch jederzeit ändern. |
| Pflichtfelder | Zu jeder Vorgangsart kann festgelegt werden, welche Felder bei der Erfassung im Belegbuch Pflichtfelder sind. So kann sichergestellt werden, dass bei der Bearbeitung im Belegbuch alle benötigten Informationen erfasst werden. Bitte markieren Sie die gewünschten Felder mit der Maus. |