Kontoumsatzassistent

Im Kontoumsatzassistenten verknüpfen Sie Ihre im Belegbuch vorhandenen Belege mit den Kontoumsätzen, die Ihre Bank bereitstellt (Kontoauszug). Nach dem Einlesen der Kontoumsätze wird das Belegbuch automatisch nach passenden Belegen durchsucht und eine Verknüpfung vorgeschlagen. Ist eine Verknüpfung zwischen Beleg und Kontoumsatz gespeichert, wird bei der Verbuchung der Kontoumsätze über den Kontierassistenten in ADNOVA finance der jeweilige Beleg in ADNOVA+ angezeigt. Somit müssen Sie bei der Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten keine Papierbelege mehr hinzuziehen bzw. den Beleg im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ raussuchen. 

Der Menüpunkt ist nur bei Betrieben (Firmen) sichtbar, bei denen die Bereitstellung von Kontoumsätzen über die Datendrehscheibe in der betreuenden Buchstelle in ADNOVA finance aktiviert wurde. Zudem müssen Sie das Recht zur Bearbeitung besitzen

Es ist zu empfehlen, mit zwei Bildschirmen zu arbeiten und auf einem Bildschirm ADNOVA finance zu öffnen und auf dem anderen Bildschirm den Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ bzw. die aus ADNOVA+ ausgelagerte Belegvorschau aus ADNOVA+ anzuzeigen.

Einleitung

Wer kann den Kontoumsatzassistenten nutzen?

• Mandanten einer Buchstelle, die bereits mit dem Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline oder Combiline arbeiten und ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen
• Mandanten, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und bei denen die betreuende Buchstelle in ADNOVA finance mit dem Kontierassistenten arbeitet
• Unternehmer, die ADNOVA+ zur Belegablage einsetzen und den Kontierassistenten in ADNOVA finance Profiline nutzen

Voraussetzungen für die Nutzung / Einrichtung des Kontoumsatzassistenten

• Verwendung des Belegbuchs in ADNOVA+ für die Belegablage
• Teilnahme am Verfahren der Datendrehscheibe in ADNOVA finance, d. h. ein Abruf der Kontoumsätze von den Banken und Warengenossenschaften erfolgt bereits
• Nutzung des Kontoumsatzassistenten wurde in ADNOVA financet aktiviert

Varianten der Zusammenarbeit zwischen Buchstelle und Mandant

Die Übergänge in der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Buchstelle bei Verwendung des Kontoumsatzassistenten sind fließend. Die Aufteilung und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte sollte daher im Vorfeld abgesprochen werden. Folgende Varianten der Zusammenarbeit sind häufiger vertreten:

1. Der Mandant füllt das Belegbuch mit den für die Buchhaltung relevanten Belegen und bearbeitet diese nach. In der Buchstelle erfolgt die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen parallel zur Nachbearbeitung der Buchungen im Kontierassistenten. Bei dieser Variante ist es nicht notwendig, dass der Mandant Zugriff auf ANOVA finance hat. Der Sachbearbeiter arbeitet gleichzeitig im Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ und im Kontierassistenten in ADNOVA finance.
2. Über die Belegablage hinaus führt der Mandant die Verknüpfung der Belege mit den Kontoumsätzen durch. Auch bei dieser Variante benötigt der Mandant kein ADNOVA finance. In der Buchstelle bearbeitet der Sachbearbeiter die Buchungen im Kontierassistenten nach und hat dabei die Belegvorschau des Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ geöffnet. Sofern mit dem Kontoumsatz, der im Kontierungsassisten gerade bearbeitet wird, ein Beleg verknüpft ist, wird dieser in ADNOVA+ automatisch angezeigt.
3. Mandanten, die die laufende Buchführung über den Kontierassistenten eigenständig verbuchen, können dies selbstverständlich mit dem Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ verbinden. In diesem Fall benötigen Sie sowohl ADNOVA+ als auch ADNOVA finance Profiline oder Combiline. Bearbeitet der Sachbearbeiter Buchungen, mit denen ein Beleg verknüpft ist, in ADNOVA finance in den Umsatzbuchungen nach, wird dieser Beleg in ADNOVA+ angezeigt. 

Arbeiten mit dem Kontoumsatzassistenten

Um mit dem Kontoumsatzassistenten zur arbeiten, öffnen Sie bitte zunächst den Betrieb/die Firma (des Mandanten) und rufen im Betrieb den Menüpunkt Belegassistent - Kontoumsatzassistent auf. Sobald Sie den Assistenten öffnen werden alle bereitstehenden Kontoumsätze automatisch eingelesen und das Belegbuch nach passenden Belegen durchsucht. Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie alle Belege zeitnah eingescannt haben und die Informationen zu den Belegen (z. B. IBAN, Partner usw.) nachbearbeitet und ggf. ergänzt wurden.

Beim Aufruf erhalten Sie eine Übersicht über die Konten, zu denen Kontoumsätze eingelesen wurden, mit umfangreichen Informationen z. B. zur Anzahl der unbearbeiteten Kontoumsätze oder zum Datum der letzten Bearbeitung. Über die Schaltfläche Bearbeiten (Alt+B) öffnen Sie die Anzeige der einzelnen Kontoumsätze und können die Verknüpfung mit dem Belegen vornehmen.

In einer Tabelle werden die einzelnen Kontoumsätze angezeigt und in der Dokumentenvorschau rechts daneben die Belege, die vorgeschlagen oder bereits verknüpft wurden. Die Informationen zu den Kontoumsätzen können nicht verändert oder ergänzt werden und auch nicht gelöscht werden.

Verknüpfung zu den Belegen kontrollieren/erstellen

Im Rahmen der Nachbearbeitung ist für jeden Kontoumsatz zu kontrollieren, ob der vorgeschlagene Beleg korrekt ist, bzw. der korrekte Beleg ist auszuwählen. Ob zum Kontoumsatz ein Beleg gefunden wurde, erkennen Sie an der Spalte Anzahl Belege. Ist der in der Belegvorschau angezeigte Beleg korrekt, reicht zur Nachbearbeitung die Bestätigung der Verknüpfung über die Schaltfläche Speichern. Wird zum Kontoumsatz kein Beleg vorgeschlagen, öffnen Sie bitte über die Schaltfläche Beleg ändern die Übersicht zur Zuordnung der Belege. Dort werden Ihnen Belegvorschläge unterbreitet oder Sie können sich alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und den Beleg manuell zuordnen.

Kontoumsatz	Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Kontoumsätze einschränken. Vorgegeben ist die Eingrenzung auf die unbearbeiteten Belege, da Sie diese durchgehen müssen, um die Verknüpfung mit den Belegen zu speichern. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung: Bearbeitet, Unbearbeitet, Unbearbeitet + Ohne Beleg, Ohne Beleg, Mit Beleg, gelöscht, Zur Klärung. Ist das Filterfeld leer werden alle Kontoumsätze angezeigt. Der Filter Unbearbeitet + ohne Buchung eignet sich besonders, um Kontoumsäzte nachzubearbeiten, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde.
Bearbeitungsstand	Hier können Sie auf das Jahr filtern, in dem der Kontoumsatz erfolgte.
Suche	Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
	Über diese Symbole können Sie auf die Anzeige mit und ohne Detailinformationen umschalten.
Tabelle	Erläuterung
In der Übersicht werden alle Kontoumsätze gemäß Filter dargestellt. Für die Nachbearbeitung empfiehlt sich die Nutzung der Filters Unbearbeitet.
Schaltflächen	Erläuterung
Speichern	Passt der vorgeschlagene Beleg zum Kontoumsatz, können Sie die Verknüpfung über dieses Schaltfläche speichern. Wird kein Beleg vorgeschlagen nutzen Sie bitte die Schaltfläche Beleg ändern um zur Auswahl der noch nicht zugeordneten Belege zu gelangen.
Beleg ändern	Nutzen Sie diese Schaltfläche wenn Sie einen Beleg ändern möchten oder noch kein Beleg zugeordnet ist. Sie gelangen zur manuellen Belegzuordnung (s. u.)
Löschen	Betätigen Sie die Schaltfläche Löschen [Alt+L] wird beim ausgewählten Kontoumsatz zum einen die Verknüpfung zum Beleg - wenn vorhanden - gelöscht und zum anderen der Kontoumsatz als gelöscht gekennzeichnet. Er ist nicht mehr zu berücksichtigen, z. B. weil der Kontoumsatz aus technischen Gründen doppelt vorhanden ist. Mit einem als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz kann kein Beleg verknüpft werden. Icon Bitte nutzen Sie die Schaltfläche Löschen nicht, um eine falsche Verknüpfung zu korrigieren. Dafür ist die Schaltfläche Beleg ändern zu verwenden und direkt der richtige Beleg zuzuordnen ohne zuvor die Verknüpfung zum falschen Beleg zu löschen.
Aktivieren	Über Aktivieren [Alt+A] können Sie einen als gelöscht gekennzeichneten Kontoumsatz wieder aktivieren. Er steht somit wieder für die Verknüpfung mit einem Beleg zur Verfügung.

Manuelle Belegzuordnung über Beleg ändern

Die manuelle Belegzuordnung ist notwendig, wenn der zum Kontoumsatz vorgeschlagene Beleg nicht korrekt ist oder kein passender Beleg ermittelt werden konnte. Die Belegzuordnung öffnen Sie über die Schaltfläche Beleg ändern aus der Übersicht über die Kontoumsätze heraus. 

Im oberen Bereich der Belegzuordnung können Sie sich Belegvorschläge für den ausgewählten Kontoumsatz oder auch alle noch nicht zugeordneten Belege anzeigen lassen und so den passenden Beleg finden und auswählen. Unten werden die Informationen zum Kontoumsatz dargestellt und - sobald ein Beleg ausgewählt ist - die Informationen zum Beleg. Anhand eines Ampelsystem erkennen Sie auf einen Blick ob die grundlegenden Daten übereinstimmen. Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück. Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht aufgelistet ist. Dabei werden gesetzte Filter berücksichtigt. Sie können z. B. die Übersicht auf alle unbearbeiteten Kontoumsätze ohne Beleg eingrenzen und durchlaufen bei der Zuordnung der Belege dann nur diese Kontoumsätze.

Auswahl Belege
Filter	Über dieses Filterfeld können Sie die Übersicht auf die Anzeige bestimmter Belege einschränken. Die Eingrenzung Belegvorschläge für den Kontoumsatz ist dabei besonders hilfreich. Ist der richtige Beleg in den Vorschlägen nicht enthalten können Sie den Filter entsprechend erweitern, z. B. auf alle Belege, die noch keinem Kontoumsatz zugeordnet wurden. Die Verknüpfung eines Kontoumsatzes mit mehreren Belegen z. B. bei Sammelüberweisungen ist möglich. Zudem kann ein Beleg auch mit mehreren Kontoumsätzen verknüpft werden, z. B. wenn Medikamente und Behandlungkosten auf einer gemeinsamen Tierarztrechnung ausgewiesen werden, die Medikamente jedoch auf ein anderes Konto überwiesen werden sollen.
Erweiterte Suche	Über die Erweiterte Suche  kann anhand zusätzlicher Suchkriterien gefiltert werden, die nicht in der Übersichtstabelle enthalten sind.
Suche	Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld oben rechts ein, um die Übersichtstabelle zu durchsuchen. Es ist nicht notwendig zuvor festzulegen, in welcher Spalte der Übersicht gesucht werden soll. Es werden alle Spalten durchsucht und es wird auf alle Einträge gefiltert, die den Suchbegriff enthalten.
Kontoumsatz und Aktueller Beleg
In diesem Berecih werden die Konoumsatzinformationen den Informationen zum Beleg gegenübergestellt. Über ein Ampelsystem können Sie auf einen Blick erkennen, ob die Informationen übereinstimmen (grün) oder im Rahmen gewisser Grenzen liegen (gelb).
	Erläuterung
Speichern + Schließen	Mit Speichern + Schließen verknüpfen Sie den ausgewählten Beleg mit dem Kontoumsatz und kehren zur Übersicht über die Kontoumsätze zurück.
Speichern + Nächster	Mit Speichern + Nächster verknüpfen Sie den Beleg mit dem Kontoumsatz und gelangen zum nächsten Kontoumsatz, der in der Übersicht enthalten ist.

Besonderheiten

Überlegungen: