Die Ablagestruktur ergibt sich aus den von Ihnen festgelegten Ordnern und Registern, ggf. erweitert um das Dokumentenjahr, und die durch LAND-DATA vorgegebenen Ordner.
Organisationen (Kanzlei, Buchstelle, Verband)
Für Organisationen stehen auf der Unternehmensebene unterhalb des Dokumentenmanagements die Firmenakten zu den Firmen der Organisation und die Partnerakten aller Partner der Organisation, sowie eine firmenübergreifende Unternehmensakte zur Verfügung. In der Unternehmensakte werden organisationsinterne, firmenübergreifende Dokumente abgelegt. Besteht eine Organisation z. B. eine Kanzlei aus mehreren Firmen,d. h. mehreren Außenstellen, steht für jede Firma eine Firmenakte zur Verfügung. Für jede Firma kann eine eigene Ordnerstruktur angelegt werden (s. Einstellungen). In den Partnerakten der Organisation befindet sich für jeden Partner eine Akte für organisationsinterne Dokumente zu diesem Partner.
Unternehmer
Für Unternehmer stehen auf der Unternehmensebene unterhalb des Dokumentenmanagements die Firmenakten zu seinen Firmen und die Partnerakten seiner Partner, sowie eine firmenübergreifende Unternehmensakte zur Verfügung. In der Unternehmensakte werden unternehmensnterne, firmenübergreifende Dokumente abgelegt. Besitzt ein Unternehmer z. B. eine Landwirt aus mehreren Firmen, d. h. z. B. den landwirtschaftlichen Betrieb und einen Hofladen, steht für jede Firma eine Firmenakte zur Verfügung. Für jede Firma kann eine eigene Ordnerstruktur angelegt werden (s. Einstellungen). In den Partnerakten des Unternehmers befindet sich für jeden Partner eine Akte für unternehmensinterne Dokumente zu diesem Partner.