Belegvorlagen

Belegvorlagen geben Ihnen die Möglichkeit, das Aussehen Ihrer Belege (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung bzw. Gutschrift) für jede einzelne Belegart individuell festzulegen. Dabei definieren Sie in den einzelnen Belegvorlagen einmal die Kopf- und Fußzeile inkl Firmenlogo, die Positionierung und - über Platzhalter - welche Angaben aus dem Partnerstammdaten bzw. der Fakturierung an welcher Stelle auf dem fertigen Beleg ausgewiesen werden sollen. 

Die Belegvorlagen können von Benutzern, die das entsprechende Recht (Berechtigungen Organisation) besitzen, über den Menüpunkt Einstellungen - Firma - Belegvorlage erstellt werden. Sie werden bei der Fakturierung, z. B. beim Druck einer Rechnung, herangezogen und mit den aktuellen Fakturierungsposten gefüllt. So müssen Sie sich bei der Belegerstellung nicht mehr um das Layout und die grundlegenden Angaben kümmern und stellen sicher, dass die äußere Form Ihrer Belege immer einheitlich ist. 

In jedem Fakturierungsbuch ist die Verwendung je einer Vorlage je Belegart möglich. D. h. Sie können für eine Rechnung eine andere Vorlage definieren, als für ein Angebot. Die Verwendung von zwei unterschiedliche gestalteten Rechnungsvorlagen, z. B. mit unterschiedlichen Firmenlogos, ist jedoch in einem Fakturierungsbuch nicht möglich. In diesem Fall müsste ein weiteres Fakturierungsbuch angelegt werden.

Die Übersicht zeigt die bereits angelegten Vorlagen. Aus der Übersicht heraus können Sie neue Vorlagen anlegen, bestehende eigene Vorlagen bearbeiten oder duplizieren, Vorlagen löschen oder sich die Vorlage über Drucken anzeigen lassen. Die Nummern 1 bis 999 sind für Vorgaben der LAND-DATA reserviert und für die Bearbeitung gesperrt. Diese Vorlagen können nur angezeigt oder über Duplizieren als Grundlage für die Erstellung neuer Vorlagen verwendet werden.

Bearbeitung Vorlagen

Zur übersichtlichen Gliederung ist die Bearbeitung der einzelnen Vorlage in die Abschnitte Allgemein, Einstellungen und Gestaltung zusammengefasst. Klicken Sie auf die Titelleiste des Abschnitts, um den Abschnitt auf- bzw. zuzuklappen, in dem Sie Angaben kontrollieren/vornehmen möchten. Mit Speichern + Schließen speichern Sie Ihre Eingaben und kehren zurück zur Übersicht. Über Drucken können Sie eine Vorschau der Belegvorlage anzeigen lassen. 

Allgemein*

Einstellungen

Im Abschnitt Einstellungen legen Sie das grundlegende Layout des Beleges fest.

Gestaltung

Bei der Gestaltung der Vorlage legen Sie die weiteren Informationen, die auf dem Beleg ausgewiesen werden sollen, und deren Positionierung fest. Z. B. die Position der Belegnummer oder des Rechnungsdatums.

Der obere Bereich des Belegs wird durch die Angaben in den Einstellungen bzw. das hinterlegte Briefpapier gestaltet. Der untere Teil ab Belegart wird bei der Fakturierung aus den Rechnungspositionen und den Angaben zur Fakturierung, wie Vor- bzw. Nachlaufzeilen, gefüllt. Die Fußzeile ist in der Regel wieder Bestandteil des Briefpapiers. Zur Gestaltung steht Ihnen somit der Bereich zwischen der Kopfzeile und dem Betreff zur Verfügung. Hier können Sie über Platzhalter Informationen aus den Firmenstammdaten, den Partnerstammdaten und den Fakturierungsdaten einfügen lassen, z. B. wird für den Platzhalter Belegnummer beim Druck die jeweilige Belegnummer eingefügt.

Das Adressfeld ist hier mit Musterdaten gefüllt. Die Absenderzeile für den späteren Belegdruck legen Sie nicht hier, sondern in den Fakturierungseinstellungen fest. Die Empfängeradresse wird bei der Belegerstellung aus den Fakturierungsdaten eingefügt. 

Platzhalter bzw. Text positionieren

• Wählen Sie ein Eingabefeld an der gewünschten Position aus. Das aktive Eingabefeld wird gelb hinterlegt.
• Nun können Sie einen Text direkt erfassen oder einen Platzhalter einfügen.
• Um einen Platzhalter einzufügen, müssen Sie über die Schaltfläche Platzhalter die Übersicht über alle verfügbaren Platzhalter öffnen.
  Die Platzhalter sind nach Bereichen gegliedert, die jeweils mit der Maus ausgewählt werden können. Zum Platzhalter wird neben der Bezeichnung (erste Spalte) angezeigt, um welche Variable (zweite Spalte) es sich handelt. Zur Unterstützung wird zusätzlich ein Beispiel (dritte Spalte) genannt.
• Mit einem Doppelklick übernehmen Sie den Platzhalter in das gewählte Eingabefeld. Eine weitere Formatierung der Felder (Schriftgröße, Fettdruck usw.) ist zurzeit noch nicht möglich.
• Über die Schaltfläche Drucken können Sie laufend das Aussehen Ihrer Vorlage in der Vorschau kontrollieren. Möchten Sie aus der Vorschau zurück zur Gestaltung gelangen, ist dies über den oberhalb der Vorschau angezeigten Navigationsverlauf bzw. über Zurück (oberen rechten Rand der Vorschau) möglich.
  In der Vorschau werden zu den Belegteilen, die beim späteren Belegdruck aus den Fakturierungseinstellungen bzw. -daten gefüllt werden, Beispielsangaben verwendet.