Anleitung für Unternehmer und Buchstellenmitarbeiter, letzte Überarbeitung am 24.07.2024
Immer mehr Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige nutzen elektronische Rechnungen, um Zeit, Aufwand und Geld zu sparen. Sie versenden und empfangen dazu nach wie vor in erster Linie PDF-Rechnungen. Doch diese sind keine echten elektronischen Rechnungen.
Echte E-Rechnungen werden in einem speziellen elektronischen Format erstellt, aus dem die Angaben der Rechnung elektronisch ausgelesen werden können. Das ist in Deutschland vor allem das „ZUGFeRD“-Format. Dabei werden PDF-Rechnungen mit einem eingebetteten Anhang im XML-Format erstellt. Dieser enthält zusätzlich die Rechnungsangaben, die dann beim Kunden elektronisch ausgelesen werden können. Aber auch die XRechnung ist im Kommen, die im öffentlichen Auftragswesen bereits eingeführt ist. Bei der XRechnung wird nur noch der XML-Anhang versendet, es gibt kein Rechnungsbild im PDF-Format mehr.
In der Fakturierung in ADNOVA+ ist der Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereits seit längerem möglich. Es reicht eine einfache Aktivierung in den Einstellungen. Bei der Rechnungserstellung wird zur PDF als Anhang eine XML-Datei erzeugt, die alle relevanten Informationen zur Rechnung in maschinenlesbarer Form enthält und somit die Vorgaben für E-Rechnungen erfüllt.
Versenden Sie diese PDF auf elektronischem Weg, wird der Anhang mit versendet. Es ist auch möglich, ausschließlich die zur PDF erstellte XML-Datei zu versenden und somit dem Wunsch eines Geschäftspartners nach einer XRechnung nachzukommen, z. B. bei Behörden. Denn mit dem ZUGFeRD-Format werden auch alle für die XRechnung geforderten Normen erfüllt.
Erstellung im ZUGFeRD-Format aktivieren
Den Versand von E-Rechnungen aktivieren Sie in den Fakturierungsbucheinstellungen: Einrichtung - Fakturierung - Fakturierungsbuch im Abschnitt Allgemein - Archivierung:
- Setzten Sie in den Fakturierungsbucheinstellungen den Haken Einzelbelege beim Schreiben im ZUGFeRD-Format erstellen, wird bei der Rechnungserstellung zukünftig eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei erstellt und versendet.
- Wichtig ist, dass bei den Absenderinformationen bei Telefonnummer und E-Mail ein Haken gesetzt ist bzw. Inhalte vorhanden sind. Werden keine Inhalte automatisch angezeigt, pflegen Sie diese bitte unter Einrichtung - Firmeneinrichtung unter Kommunikation nach.
- Ansonsten kommt es beim Speichern zu einer Fehlermeldung „Es sind nicht alle Pflichtfelder gefüllt“. Diese Fehlermeldung erscheint auch wenn das Auftraggeberkonto unter Zahlung nicht gefüllt ist (siehe unten) oder die USt-ID in der Firmeneinrichtung (Rechnungssteller) fehlt.
- Ist bei den Belegvorlagen eine PDF hinterlegt, z. B. Ihr Briefpapier mit Logo, muss diese PDF das ZUGFeRD-Format unterstützen. Ist das nicht der Fall, erhalten Sie beim Speichern der Fakturierungsbucheinstellungen folgende Fehlermeldung:
Um eine entsprechende Belegvorlage zu erhalten, öffnen Sie Ihre Vorlage in Word und speichern Sie sie erneut als PDF-Datei ab, diesmal aber über die Optionen als PDF/A-Format abspeichern. Hinterlegen Sie dann in den Belegvorlagen die neue PDF bei allen Belegvorlagen ab Nummer 1000 (s. Einrichtung - Belegvorlagen).
Sollte die Fehlermeldung weiterhin erscheinen, kontaktieren Sie bitte den LAND-DATA Benutzerservice.
- Wird die Rechnung in ein Portal hochgeladen, muss beim Kunden die Leitweg-ID und/oder UST-ID-Nr. hinterlegt sein. Bitte erfragen Sie diese Angaben bei Ihrem Kunden und geben Sie sie in den Partnerstammdaten unter Angaben zum Partner ein.
Rechnungen, die als E-Rechnung versendet wurden, erkennen Sie in der Firmenakte ganz einfach an der Büroklammer in der entsprechenden Symbolleiste.
