Anleitung Betrieb anlegen bzw. Wirtschaftsjahr anlegen

Anleitung für Buchstellenmitarbeiter, aktualisiert am 19.04.2023

Die Anlage eines Betriebes als Mandant in ADNOVA+ erfolgt nicht direkt in ADNOVA+, sondern durch Be­reitstellung des Betriebes in ADNOVA finance und Übernahme in ADNOVA+. So ist gewähr­leistet, dass identische Betriebsdaten in beiden Programmen vorliegen und z. B. die Übergabe von Kassenbuchungen reibungslos funktioniert.

Aus dem gleichen Grund muss auch die Anlage neuer Wirtschaftsjahre für ADNOVA+ Betriebe in ADNOVA finance erfolgen. Beim Verlassen von ADNOVA finance werden alle ge­änderten Daten, in diesem Fall das neue Wirtschaftsjahr, automatisch an ADNOVA+ über­geben.

Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie Sie einen Betrieb in ADNOVA finance bereit­stellen und in ADNOVA+ übernehmen.

Anlage eines Betriebes aus ADNOVA finance

Vorbereitung und Bereitstellung in ADNOVA finance

In ADNOVA finance steuern Sie, in welchem Umfang die Zusammenarbeit mit ADNOVA+ für den jeweiligen Betrieb erfolgen soll. Es stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie in ADNOVA finance

• zentral für mehrere Betriebe aktivieren können (Menüpunkt Datei - ADNOVA+ - Module de-/aktivieren) bzw.
• zum ausgewählten Betrieb einrichten können (Menüpunkt Erstaufnahme - Buch­führung einrichten - ADNOVA+).

Die einzelnen Module eröffnen folgende Möglichkeiten:

Die Funktionen Kassenbuch und Kontoumsatzassistent sind jeweils im ausgewählten Betrieb zu aktivieren.

Für die Einrichtung eines Kassenbuchs gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Rufen Sie in ADNOVA finance den Betrieb auf, der für ADNOVA+ bereitgestellt werden soll.
2. Rufen Sie den Menüpunkt Erstaufnahme - Buchführung einrichten - ADNOVA+ auf.

1. Öffnen Sie die Funktion Datei - ADNOVA+ - Kassenbuchkonten de-/aktivieren über die Schaltfläche.
2. Bitte tragen Sie das Kassenkonto ein und setzen Sie den Status Datendrehscheibe auf 1 = Teilnahme Datendrehscheibe.
3. Im Feld Startdatum tragen Sie das Wirtschaftsjahr ein, in dem Sie mit der Kassenbuch­führung in ADNOVA+ beginnen wollen.
   
4. Speichern Sie die Angaben.
5. Übertragen Sie den Betrieb zum ADNOVA service center.

Für die Einrichtung eines Kontoumsatzassistenten gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Rufen Sie den Betrieb auf, der für ADNOVA+ bereitgestellt werden soll.
2. Rufen Sie den Menüpunkt Erstaufnahme - Buchführung einrichten - ADNOVA+ auf.
3. Öffnen Sie die Funktion Bereitstellung Umsätze de-/aktivieren über die Schaltfläche.
4. Wählen Sie oben aus, ob Umsätze von Bank- oder von Warengenossenschaftskonten bereitgestellt werden sollen.
   Bitte tragen Sie das Bank bzw. Warengenossenschaftskonto ein, setzen Sie den Status Datendrehscheibe auf 1 = Teilnahme Datendrehscheibe und tragen Sie im Feld Start-datum das Wirtschaftsjahr ein, in dem Sie mit der Bereitstellung der Kontoumsätze für ADNOVA+ beginnen wollen.
   
5. Setzen Sie im zweiten Teil zur Datendrehscheibe 1 = Bereitstellung Kontoumsätze ADNOVA+ ein und geben Sie den Stichtag an, ab dem Kontoumsätze bereitgestellt werden sollen.
6. Speichern Sie und übertragen Sie den Betrieb zum ADNOVA service center.

Alle weiteren Module können sowohl für den ausgewählten Betrieb als auch zentral für mehrere Betriebe aktiviert werden. Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in ADNOVA finance die Funktion Datei - ADNOVA+ - Module de-/aktivieren und wählen Sie das entsprechende Modul aus.
2. Wählen Sie in der Tabelle den gewünschten Betrieb/die gewünschten Betriebe aus.
3. Bestätigen Sie mit OK.
4. Die Abfrage „Wollen Sie wirklich …. für die aus­gewählten Betriebe aktivieren“ bestätigen Sie bitte mit Ja.

Nachdem Sie Module aktiviert haben, wird automatisch die jeweilige Übergabedatei für ADNOVA+ bereitgestellt und kann in ADNOVA+ übernommen werden.

Sie können die Übergabedateien für einzelne oder mehrere Betriebe zusätzlich jederzeit über die Funk­tion Datei - ADNOVA+ - Datenübergabe erneut bereitstellen. Dies ist z. B. notwendig, wenn die Übergabedateien nicht auf dem PC bereitgestellt wurden, an dem sie in ADNOVA+ übernom­men werden sollen.

Übernahme in ADNOVA+

1. Öffnen Sie ADNOVA+ bzw. wechseln Sie in ADNOVA+ auf die Ebene Mein ADNOVA+.
2. In der Minianwendung Daten importieren sehen Sie eine Übersicht der in ADNOVA finance für ADNOVA+ bereitgestellten Betriebe.
3. Wählen Sie in der Minianwendung einen Betrieb aus und betätigen Sie die Schaltfläche Betriebe importieren.
    

4. Der Übernahmeassistent wird gestartet. Im ersten Schritt tragen Sie bitte eine Mandantennummer ein und ordnen dem Betrieb einen Geschäftspartner zu.
   Wenn Sie dazu einen neuen Geschäftspartner anlegen, geben Sie bitte im Feld Ge­schäftspartner-Nr. die Nummer ein. Bitte beachten Sie hier die Vorgaben Ihrer Organi­sation bzgl. Aufbau und Verwendung. Sollte die Nummer bereits vergeben sein, wird Ihnen beim Speichern automatisch eine freie Nummer vorgeschlagen.

   

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   Bei vielen Organisation entspricht die Mandantennummer dem Perso­nenkonto in der Buchführung. Daher wird die Mandanten­nummer bei Debitorenkonten entsprechend als Personenkonto vorgeschlagen. Zudem verwenden viele Organisationen die Mandantennummer als Geschäfts­part­nernummer, wenn zeit­gleich mit dem Betrieb der Geschäftspartner neu angelegt wird.

   Exkurs Geschäftspartner: Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit alle Betriebe eines Mandanten zu einem Geschäftspartner zuzuordnen. Damit haben Sie direkt in der Mandantenübersicht einen Überblick, welche Betriebe zusammengehören.
   Bitte beachten Sie, dass Mandanten nur einem Geschäftspartner zugeordnet wer­den können. D. h. wenn ein Mandant mehrere Betriebe bearbeitet, müssen diese unter einem Geschäftspartner zusammengefasst werden.

5. Schließen Sie den ersten Schritt über die Schaltfläche Weiter ab.
6. Im zweiten Schritt legen Sie fest, in welcher Firma/welchen Firmen der Mandant bearbeitet wird. Markieren Sie die Firmen, denen der Mandant zugeordnet sein soll. Der Mandant ist nur in diesen und nicht in anderen Firmen, die zu Ihrem Unternehmen gehören, sichtbar. Kennzeichnen Sie zusätzlich, welche Firma für LAND-DATA Abrechnungsempfänger für Gebühren ist, die für die Führung dieses Mandanten in ADNOVA+ entstehen.
    
7. Schließen Sie diesen Schritt mit Weiter ab.
8. Im dritten Schritt wird der Mandant einer Partnergruppe zugeordnet.
   Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf diese Partnergruppe haben, können den Mandanten in ADNOVA+ sehen und bearbeiten.
   Ist einer Partnergruppe Ihrer Firma die Orga-/Empfänger-Nr. des Partners zugeordnet, wird diese Partnergruppe als zugeordnet vorgeschlagen. Dies dient zur Sicherheit, falls Sie den Zugriff auf Betriebe abhängig von der Organisations- und Empfängernummer in den Betriebsdaten steuern möchten.
    
9. Schließen Sie den Schritt über die Schaltfläche Starten ab. Die Daten werden in ADNOVA+ angelegt. Ein Kurzprotokoll wird Ihnen im vierten Schritt angezeigt. Anschließend können Sie den Betrieb über die Partnerübersicht auswählen und bearbeiten.

Partner, die direkt in ADNOVA+ angelegt werden, können die Funktionen zum Belegassisten­ten und zum Dokumentenmanagement nutzen.

Für die Einrichtung gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in die Partnerübersicht und betätigen Sie die Schaltfläche Neu.
    
2. Wählen Sie in dem darauf folgenden Fenster den Partnertyp aus. In den meisten Fällen wird es sich hierbei um einen Mandanten handeln.
    
3. Entscheiden Sie jetzt, ob es sich um einen Partner handelt, der zu einem bestehenden Geschäftspartner hinzugefügt werden soll oder ob ein neuer Geschäftspartner angelegt werden muss.
    

4. Tragen Sie in dem neuen Formular jetzt die wichtigsten Stammdaten zum neuen Partner ein. 

   1. Im ersten Abschnitt Allgemein müssen Sie die Partnernummer und die Partnerart (Person oder Unternehmen) auswählen.
      Weiterhin legen Sie hier die Firmenzuordnung fest. 
      In der Firmenzuordnung legen Sie fest, in welcher Firma der neue Partner bearbeitet werden kann und über welche Firma die Kosten für den Partner abgerechnet werden sollen.
       
   2. Im Abschnitt Angaben zum Partner tragen Sie bitte den Namen des Partners ein.
       
   3. Im Abschnitt Partnergruppen nehmen Sie die Zuordnung zu einer Partnergruppe (Außenstelle) vor. 
      Betätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten zur Auswahl der Partnergruppen.
      
      

      In der Bearbeitung können Sie die vorhandenen Partnergruppen über die > Schaltfläche dem Partner hinzufügen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
       

   4. Geben Sie jetzt noch die Adresse des Partners ein. Betätigen Sie die Schaltfläche Neu, um das Eingabeformular zu öffnen. 

      Tragen Sie jetzt die Strasse, die PLZ und den Ort ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
       

5. Es wurden jetzt alle Pflichtfelder gefüllt. Schließen Sie die Anlage des Partners indem Sie die Schaltfläche Speichern + Schließen am Ende des Formulars betätigen.

6. Der neue Partner ist jetzt in der Partnerübersicht zu sehen.