Anleitung für Buchstellenmitarbeiter, bereitgestellt am 22.03.2018
Landwirtschaftliche Unternehmer sind verpflichtet Ihre Bareinnahmen und -ausgaben für die Buchführung zeitnah zu dokumentieren indem sie ein Kassenbuch führen. In ADNOVA+ kann die Barkasse einfach und unkompliziert erfasst und an die Buchstelle weitergeleitet werden. Das besondere dabei - ohne die Gegenkonten zu kennen, können Sie einfach Kategorien oder Texte erfassen, die in der Buchstelle über hinterlegte Regeln automatisch zur Buchungen verarbeitet werden. ADNOVA+ unterstützt zudem die Besonderheit der offenen Ladenkassen (Spargel- oder Erdbeerstände, Weihnachtsbaumverkauf usw.) optimal durch ein Zählprotokoll und einen aussagekräftigen Kassenbericht.
Damit ein Mandant seine Kasse in ADNOVA+ führen kann und die Kassenbuchungen zur Nachbearbeitung an ADNOVA finance übergeben werden, ist ein reibungsloses Zusammenspiel von ADNOVA+ und ADNOVA finance notwendig. Z. B. müssen Konten, die neu in ADNOVA finance angelegt werden, in ADNOVA+ ebenfalls bebuchbar sein. Um dieses Zusammenspiel dauerhaft sicher zu stellen, ist bei der ersten Einrichtung der Funktion ein bestimmter Ablauf zu beachten. Dieser Ablauf und wer an welcher Stelle tätig werden muss, ist im Folgenden beschrieben.
Einrichtung des Kassenbuchs
| Wer | Was ist zu tun? |
|---|---|
Sachbearbeiter | Kassenkonten in ADNOVA finance anlegen - ADNOVA finance: Erstaufnahme - Buchführung einrichten - Konten bzw. Kostenstellen Neben den Kassenkonten müssen im individuellen Kontenplan zum Betrieb auch alle Konten und Kostenstellen angelegt sein, die bebucht werden sollen. Bitte richten Sie die Konten bei neuen Betrieben entsprechend ein. Bei bestehenden Betrieben sind die Konten in der Regel bereits vorhanden. |
| Sachbearbeiter | Wirtschaftsjahr in ADNOVA finance anlegen - ADNOVA finance: Datei - WJ anlegen/Betriebssteuerungsdaten Zu einem späteren Zeitpunkt legen Sie fest, ab welchem Wirtschaftsjahr der Mandant mit der Erfassung der Kassenbuchungen beginnt. Bitte stellen Sie sicher, dass das Wirtschaftsjahr in ADNOVA finance angelegt ist bzw. legen Sie es an. |
| Sachbearbeiter | Datenübergabe an ADNOVA+ in ADNOVA finance aktivieren - ADNOVA finance: Datei - ADNOVA+ - Kassenbuchkonten de-/aktivieren In ADNOVA finance legen Sie fest, welche Kassenkonten in ADNOVA+ durch den Mandanten bebuchbar sind. Jedes Kassenbuchkonto, das in ADNOVA+ geführt werden soll, ist gesondert zu aktivieren. Bitte geben Sie das jeweilige Konto ein und wählen Sie bei Status Datendrehscheibe den Status "1 - Teilnahme Datendrehscheibe" ein. Geben Sie als Startdatum den Wirtschaftsjahresbegin ein, in dem der Mandant mit der Kassenbuchführung beginnt. |
| Sachbearbeiter | Betrieb an das ADNOVA service center übertragen - ADNOVA finance: Datei - ADNOVA service center - Betrieb übertragen Damit im ADNOVA service center bekannt ist, von welchen Konten in ADNOVA+ erfasste Kassenbuchungen automatisch an ADNOVA finance übergeben werden sollen, muss der Betrieb aus ADNOVA finance heraus an das ADNOVA service center übertragen werden. |
| Sachbearbeiter | Betrieb in ADNOVA+ importieren - ADNOVA+: Mein ADNOVA+ - Minianwendung Betriebe importieren (Link auf Betriebe importieren) Alle neu in ADNOVA finance für die Datenübergabe aktivierten Betriebe werden in der Minianwendung in ADNOVA+ aufgelistet. Bitte wählen Sie den Betrieb aus, den Sie importieren möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Betriebe importieren. Ein Einrichtungsassistent führt Sie durch die notwendigen Schritte. Sie können den erfolgreichen Import überprüfen, indem Sie den Mandanten in der Partnerübersicht in ADNOVA+ anwählen und die Aktion Kasse öffnen ausführen. Es öffnet sich eine Übersicht, in der alle bei diesem Mandanten aktivierten Kassenkonten aufgeführt sind. Der Start des Imports ist nur einmal je Betrieb notwendig. Es werden alle notwendigen Stammdaten und Kontoinformationen eingelesen. Anschließend stehen neu aus ADNOVA finance bereitgestellte Stammdaten ohne weitere Aktivitäten in ADNOVA+ zur Verfügung, nachdem Sie ADNOVA finance beendet haben und ADNOVA+ starten - vorausgesetzt die Bereitstellung erfolgt am selben Rechner. |
| Sachbearbeiter | ADNOVA+ für den Mandanten bereitstellen - ADNOVA+: Partnerübersicht - Geschäftspartner auswählen - Aktion Benutzer (extern) anlegen Bitte richten Sie den Mandanten als externen Benutzer in ADNOVA+ ein, damit er Zugang erhält und händigen Sie ihm zeitnah seine ADNOVAcard aus. Die E-Mail-Adresse unter der Ihr Mandant als Benutzer eingerichtet ist, ist sein zukünftiger Benutzername. An dieser E-Mail-Adresse erhält Ihr Mandant, sobald er als externer Benutzer angelegt ist, eine Nachricht, die ihn darüber informiert, das ADNOVA+ für ihr eingerichtet wurde und er den Zugang zum Programm auf seinem Rechner installieren kann. Bei der Einrichtung als externer Benutzer wird dem Mandanten eine ADNOVAcard fest zugeordnet. Bitte achten Sie darauf, dass der Mandant auch genau die ADNOVAcard mit der zugeordneten Nummer erhält, da er sich andernfalls nicht an ADNOVA+ anmelden kann. |
Mandant | ADNOVA+ installieren - Download Installationsdatei unter www.landdata.de: Download ADNOVA+ Nachdem ADNOVA+ für Sie in der Buchstelle vorbereitet wurde, erhalten Sie eine Willkommensmail, in der das weitere Vorgehen erläutert wird. Aus der E-Mail heraus werden Sie direkt zum Download ADNOVA+ weitergeleitet und finden dort auch Informationen zur Installation und zu den ersten Schritten im Programm. Bitte warten Sie mit der Installation von ADNOVA+ auf Ihrem Rechner, bis Sie Ihre ADNOVAcard von der Buchstelle erhalten haben, da Sie die ADNOVAcard für die Anmeldung bei ADNOVA+ benötigen. |
Mandant | Das erste Mal bei ADNOVA+ anmelden Nach der Installation können Sie ADNOVA+ über das entsprechende Symbol auf dem Dektop Ihres Rechners starten. Bitte melden Sie sich mit der E-Mail-Adresse an, an die die Willkommensmail gesendet wurde. Bei der erstmaligen Anmeldung müssen Sie Ihr zukünftiges Passwort festlegen. Der genaue Ablauf ist im Dokument Der erste Start erläutert, welches Sie auf der Downloadseite ADNOVA+ finden. |
| Mandant | Kassenbuchungen erfassen - ADNOVA+: Betrieb auswählen, Wirtschaftsjahr auswählen und Buchungsstapel öffnen In ADNOVA+ sind bereits alle Kassenkonten und Stammdaten für Sie hinterlegt. Sie können direkt mit der Erfassung der Kassenbuchungen beginnen. Näheres erfahren Sie im Programmwissen oder im entsprechenden Schulungsvideo. (Links einfügen) |
| Mandant | Buchungen an ADNOVA finance übertragen - ADNOVA+: Finanzbuchhaltung Buchungsstapel Bitte sprechen Sie mit Ihrem Sachbearbeiter ab, ob Sie die Kassenbuchungen an Ihre Buchstelle übergeben oder ob dieser Schritt durch den Sachbearbeiter erfolgt. Je nach Arbeitsweise kann es von Vorteil sein, dass der Sachbearbeiter die Kassenbuchungen in ADNOVA+ nachbearbeitet, z. B. Konten ergänzt, bevor Buchungen an ADNOVA finance übergeben werden. So wird sichergestellt, dass im Kassenbuch in ADNOVA+ und im Hauptbuch in ADNOVA finance die gleichen Konten zur Kasse vorhanden sind. Arbeiten Sie ausschließlich mit Kategorietexten und nicht mit Konten, sollten Sie die Kassenbuchungen selbst an ADNOVA finance übergeben. Ihr Sachbearbeiter kann die Kontierung in ADNOVA finance anschließend automatisch durchführen lassen. Die Bereitstellung erfolgt über die Aktion An ADNOVA fianance übertragen aus der Übersicht der Buchungsstapel heraus. Bei der Übertragung werden die Buchungen festgeschrieben und können anschließend nicht mehr verändert werden. |
| Sachbearbeiter | Buchungen an ADNOVA finance übertragen - ADNOVA+: Mandant auswählen - Finanzbuchhaltung Buchungsstapel Wenn Sie die Kassenbuchungen vor der Übergabe an ADNOVA finance nachbearbeiten möchten, um z. B. Konten zu ergänzen, können Sie in ADNOVA+ auf das Kassenbuch des Mandanten zugreifen. Bitte sprechen Sie die genaue Arbeitsteilung mit Ihrem Mandanten ab. Ist die Nachbearbeitung abgeschlossen, übergeben Sie die Buchungen an ADNOVA finance. Die Bereitstellung erfolgt über die Aktion An ADNOVA fianance übertragen aus der Übersicht über die Buchungsstapel heraus. Bei der Übertragung werden die Buchungen festgeschrieben und können anschließend nicht mehr verändert werden. |
| Sachbearbeiter | Nachbearbeitung der Kassenbuchungen - ADNOVA finance: Laufende Buchführung - Kontierassistent Bitte kontrollieren Sie die Kassenbuchungen des Mandanten abschließend, bevor Sie sie in das Hauptbuch übernehmen. Durch die Hinterlegung entsprechender Kontierungsregeln kann die Kontierung der einzelnen Buchungen weitestgehend automatisiert werden. |
Häufige Fragen
Der Mandant hat Kassenbuchungen erfasst, kann sie jedoch nicht an ADNOVA finance übertragen. Woran kann das liegen?
- Ursache: Der Betrieb wurde nach der Freigabe der Kassenkonten für ADNOVA+ nicht an das ADNOVA service center übertragen.
Lösung: Der Sachbearbeiter überträgt den Betrieb. Sobald die Übertragung abgeschossen ist, können die Kassenbuchungen an ADNOVA finance übergeben werden. - Ursache: In ADNOVA+ sind zu einem Wirtschaftsjahr Kassenbuchungen vorhanden, welches in ADNOVA finance nicht vorhanden ist. Dies kommt vor, wenn ältere Wirtschaftsjahre, die im ADNOVA service center gespeichert sind und nicht mehr bearbeitet werden müssen, in ADNOVA finance gelöscht werden.
Lösung: Der Sachbearbeiter ruft alle Wirtschaftsjahre, die in ADNOVA+ im Zugriff sind, vom Rechenzentrum ab. - Ursache: Der Mandant hat Konten in ADNOVA+ verwendet, die zu diesem Betrieb in ADNOVA finance nicht angelegt sind.
Lösung: Möchten Sie die Kassenbuchungen kurzfristig bereitstellen, ist dies möglich, indem Sie die entsprechenden Konten durch Texte ersetzen. Die Konten sollten jedoch zeitnah in ADNOVA finance angelegt werden, damit sie in Zukunft im Kassenbuch verwendet werden können. - Ursache: Im Kassenbuch existiert ein negativer Saldo.
Lösung: Bitte bereinigen Sie den negativen Saldo. Häufig wurde eine Einnahme oder der Anfangsbestand mit einem falschen Datum erfasst. - Ursache: Im Kassenbuch sind Buchungen mit dem Kennzeichen Zur Klärung versehen.
Lösung: Kontrollieren Sie die Buchungen und entfernen Sie das Kennzeichen anschließend.
Ein Sachbearbeiter hat das neue Wirtschaftsjahr/neue Konten angelegt, aber in ADNOVA+ werden diese neuen Daten nicht angezeigt. Warum?
- Ursache: Der Betrieb wurde ursprünglich nicht von dem PC aus bereitgestellt, an dem nun die neuen Daten erfasst wurden.
Lösung: Öffnen Sie ADNOVA finance und den Betrieb auf dem PC, von dem aus der Betrieb erstmalig für ADNOVA+ bereitgestellt wurde. Starten Sie anschließen auch ADNOVA+ auf demselben PC. Die neuen Daten werden automatisch importiert. - Ursache: Die neuen Daten werden nicht importiert, wenn Sie den Betrieb in ADNOVA+ gerade bearbeiten.
Lösung: Rufen Sie in ADNOVA+ einen Betrieb eines anderen Mandanten auf. Rufen Sie anschließend wieder den gewünschten Betrieb auf, werden die Daten importiert.
Was muss der Mandant beim Buchen beachten?
- Im Kassenbuch von ADNOVA+ dürfen nur Konten verwendet werden, die in der Übersicht aufgelistet sind. Sollen andere Konten verwendet werden, so müssen diese zunächst in ADNOVA finance angelegt werden.
- Der Saldo, der bei der Erfassung einer Buchung angezeigt wird (bzw. wenn Sie eine vorhandene Buchung in die Erfassungszeile übernehmen), ist der Saldo gemäß Buchungsdatum der angezeigten Buchung. Sind im Kassenbuch Buchungen mit einem späteren Buchungsdatum vorhanden, entspricht der angezeigte Saldo nicht dem Saldo, der sich bei Berücksichtigung aller oberhalb der ausgewählten Buchung angezeigten Buchungen ergeben würde.